Beraten und Verkaufen

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Wie Sie bei der Akquise den Überblick behalten

Bei der Akquise sammeln Sie täglich Dutzende Kontakte, die alle gepflegt werden müssen. Warum sich hierfür ein CRM-System anbietet und worauf es dabei ankommt.

von Sven Phillips

Eines der wichtigsten Dinge im erfolgreichen Vertrieb ist das Organisieren und Pflegen der Anrufe, Gespräche und Kundenkontakte. Wenn Sie darin richtig gut sind, erspart Ihnen das eine immense Menge an weiterer Akquise.

Eine der Organisationsgrundlagen ist das richtige Eintragen in ein Customer-Relationship-Management-System, ein sogenanntes CRM-System. Es ist dabei vollkommen egal, was Sie verwenden – ob Excel-Liste, günstiges CRM-System oder ein sehr komplexes System, das viel mehr zu bieten hat, als die Akquise benötigt.

Ein CRM-System macht Sie aber nur so erfolgreich, wie Sie es zulassen. Transparente, leicht verständliche Eintragungen sind wesentlich effizienter, als ganze Romane zu schreiben oder Abkürzungen, Fachbegriffe und einen Slang zu verwenden, den man später kaum noch nachvollziehen kann, geschweige denn jemand anderes versteht.

Ein Plus für Transparenz und Nachvollziehbarkeit

Jeder Mitarbeiter muss die CRM-Eintragungen schnell wiederfinden, verstehen und nachvollziehen können. Ausnahmen gelten für technische Eintragungen oder Fachbegriffe. Ein Azubi wird nicht über das Know-how eines Senior-IT-Technikers verfügen. Aber dennoch müsste der Azubi den Inhalt finden und wiedergeben können, um schnell eine klare, kurze Auskunft zu tätigen oder eine hilfreiche Information weiterzuleiten, falls dies notwendig ist.

Nachfolgend finden Sie beispielhaft die Abkürzungen, die ich verwende, sowie eine meiner leicht nachvollziehbaren CRM-Eintragungen:

  • WV  = Wiedervorlage
  • GF = Geschäftsführer
  • KI = Kein Interesse
  • vomi = vormittags
  • nami = nachmittags

CRM-Eintragungen müssen für jeden leicht nachvollziehbar sein. (c) Sven Phillips

Es gilt, egal ob im Verkaufsgespräch oder bei einer CRM-Eintragung: Wenn Sie eine Information nicht so einfach wie möglich kommunizieren, können Sie oder Ihr Gegenüber die Situation nicht mehr nachvollziehen. Das Ergebnis: Missverständnisse.  

Kommt es dazu, muss wieder zusätzliche Kraft in Form von Kommunikation investiert werden. Im schlimmsten Fall kauft der Kunde bei jemandem, den er verstehen und nachvollziehen kann. Oder kaufen Sie etwas, das Sie nicht verstehen? Menschen, die wir verstehen, mögen wir in der Regel mehr als Menschen, die wir nicht verstehen – so einfach ist das.

Organisation frisst Zeit

Ich musste mir schon oft anhören, dass CRM-Eintragungen sehr viel Zeit fressen, und das stimmt sogar. Wenn ich ein kurzes Telefonat führe, das nur zwei Minuten dauert, kann es sein, dass die CRM-Eintragung inklusive dem Versenden einer E-Mail genauso lange dauert wie das Gespräch an sich. Wenn Sie allerdings die CRM-Eintragung schlampig oder gar nicht machen, fressen Ihnen die fehlenden Informationen später weitaus mehr Zeit und am Ende womöglich Ihren Job. Beides habe ich selbst schon erlebt.

Um wiederum Zeit zu gewinnen, habe ich es mir angewöhnt, bereits beim Telefonieren alles in das CRM-System einzutragen. Ich bin ganz sicher kein multitaskingfähiger Mensch, aber ich trage immer ein Headset, wenn ich telefoniere. So kann ich problemlos während der Akquise das Gesprochene mitschreiben. Der Vorteil dabei ist nicht nur, dass es Zeit spart. Auch können Namen, E-Mail-Adressen und Telefonnummern noch einmal sorgfältig vom Gesprächspartner bestätigt und gegebenenfalls wiederholt werden. So geht man auf Nummer sicher, keine zukünftigen Zeitfresser aufkommen zu lassen.

Wenn Sie etwas machen, dann sollten Sie es auch richtig und gut machen. Das gilt bei der Organisation im Job besonders – und ein solch klares Vorgehen wirkt langfristig entspannend, weil Sie immer genau wissen, dass alles nach dem Telefonat erledigt ist und Sie die Informationen darüber jederzeit finden und nachvollziehen können.

 

 

Über den Autoren:


(c) Sven Phillips

Ich bin seit über 15 Jahren im Vertrieb tätig und seit Gründung der PHILLIPS CONSULTING vor 8 Jahren täglich damit betraut, proaktiv neue Geschäftskunden - branchenübergreifend, regional sowie in ganz Deutschland und im anliegenden Europa - mittels Kaltakquise für meine Kunden zu gewinnen.

Ergänzend zu der Akquise stehe ich meinen Kunden auch immer als Berater für Strategie und Taktik im Vertriebsaufbau sowie als Terminbegleiter in Verkaufs- und Verhandlungsgesprächen und auch als Vertriebscoach aktiv zur Seite.

 

von Sven Phillips
 

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