Ratgeber

Wenn die Marge nicht mit der Motivation wächst

von Heiko Weit18.12.2018
(c) gettyimages/masterzphotois;
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Die Begeisterung für die eigenen Produkte mag noch so groß, das Vertriebsteam noch so motiviert sein – wenn die Marge nicht mehr stimmt, ist Arbeit an den eigenen Prozessen und der Organisation angesagt.

von Heiko Weit

Ein dreitägiger Workshop zu Prozessverbesserung und Organisationsentwicklung – kann es ein trockeneres Thema geben für Vollblut-Vertriebsmitarbeiter? Schließlich kommt es auf ganz andere Dinge an, will man erfolgreich verkaufen, man muss überzeugend argumentieren, den Kunden begeistern können. Dafür sollte man selbst vom Produkt oder der Dienstleistung überzeugt sein – das ist es doch, worauf es ankommt.

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Viele erfolgreiche Unternehmensgründungen beginnen genau damit: Mit einer zündenden Idee, für die jeder der Gründer brennt. Diese innere Begeisterung ist essentiell. Sie schweißt das Team zusammen und trägt über die Schwierigkeiten, die Unwägbarkeiten und auch das hohe Arbeitspensum der ersten Zeit. Jeder neue Kunde, jeder neue Auftrag ist ein Erfolg, das Unternehmen wächst, auch personell.

Das Unternehmen wächst, die Gewinne nicht

Doch die Gewinnentwicklung hält nach den ersten Erfolgen oft nicht mit. So wie im Falle eines jungen Technologieunternehmens: Für den ersten größeren Auftrag mussten kurzfristig mehrere Mitarbeiter eingestellt werden, um alles rechtzeitig zu schaffen. Es gelang, doch in den Monaten danach wurden die Auftragsabwicklungen langwieriger, es kam zu Fehlern, bedingt durch mangelnde Abstimmung. Paradoxerweise erreichte man nun mit mehr Mitarbeiter und mehr Zeit ein geringeres Ergebnis. Oder ein anderes Beispiel: Ein Start Up, gegründet aus der Begeisterung für Musikbands und Festivals, hat sich innerhalb von zehn Jahren zu einer E-Commerce Plattform für Fashion und Lifestyle entwickelt, die pro Jahr 300.000 Sendungen mit Merchandisingprodukten in Deutschland und Europa an Fans ausliefert. Wie einer der Geschäftsführer es formuliert, kaufen die Kunden mit den Fanartikeln immer auch ein Stück Lebensgefühl, Erinnerung an Jugend und Freiheit. Rein wirtschaftlich betrachtet aber verkauft man bedruckte Shirts in einem sehr preissensitiven Umfeld, mit geringen Margen, unter hohem Wettbewerbs- und Zeitdruck. Kunden erwarten im E-Commerce schnelle Lieferungen, Same Day Delivery ist der Maßstab.  Die Versandprozesse laufen automatisiert, aber es dauert häufig zu lang, Störungen in den Abläufen führten zu Verzögerungen. Das Unternehmen wuchs, der Umsatz auch – die Gewinne nicht.

In beiden Fällen half der konzentrierte Blick nach innen mit Unterstützung von außen. Es geht dabei vor allem darum, eingefahrene Strukturen und – oft unbewusste – Einstellungen und Annahmen zu hinterfragen, objektiver und mit neuem Blick auf die eigenen Abläufe zu schauen. Wenn das gelingt, wenn die Denkanstöße von außen aufgenommen werden, dann entwickelt sich auch unter den Workshop-Teilnehmern eine erstaunliche Dynamik: „Ich habe in diesen drei Tagen eine Produktivität erlebt, wie ich sie aus dem Alltag sonst nicht kenne“, wie ein Geschäftsführer überrascht feststellte.

Der Wert der Ressource Arbeitszeit

Woran wird nun im Einzelnen gearbeitet? Ein wichtiger Part ist die detaillierte Betrachtung der Arbeitszeit bis hin zur Zeiterfassung. Es geht dabei nicht darum, Mitarbeiter bloßzustellen, sondern wirklich zu sehen: Welche Zeit wenden wir wofür auf? Die gefühlten Schwierigkeiten werden zuvor oft geringer eingeschätzt und als scheinbar notwendiges Übel in Kauf genommen. Die Erkenntnis jedoch, dass tatsächlich bis zu 60 Prozent der Zeit für die Bewältigung von Problemen und Störungen in den Prozessen aufgewendet werden, ist ein klarer Ansatzpunkt, um künftig konsequenter und effizienter zu werden. Auch Aufwand und Nutzen der Tätigkeiten werden bewertet. Ein Beispiel: Um für den Kunden im E-Shop das beste Einkaufserlebnis zu bieten, wurden zeitaufwendige 360° Videos produziert. Wie die Auswertung der Klickraten zeigte, nutzten Kunden diese Option aber kaum – Die gewonnene Zeit ließ sich besser einsetzen.

Es gehört zu den Erkenntnissen der Workshops, wie wertvoll die Arbeitszeit der Mitarbeiter ist, das führt zu einem anderen Umgang mit dieser Ressource. Ein neuer Anspruch an Effizienz setzt sich durch.

Die Unternehmenskultur verändert sich. Häufig stößt man im Rahmen der Workshop-Diskussionen auf alte Konflikte, die unterschwellig wirken. Dann hilft der objektive Blick von außen besonders bei der Klärung und Aufarbeitung. Im Ergebnis verändert sich der Umgang miteinander, hin zu mehr Offenheit und der Bereitschaft zu konstruktiver Kritik.

Nicht zuletzt bekommen die Teilnehmer Tools und Methoden vermittelt, mit denen sie im weiteren Verlauf dann selbstständig arbeiten können. Für einige Unternehmen reicht diese vergleichsweise kurze Intervention bereits, um wieder auf die Gewinnschiene zu kommen. In anderen Fällen hilft die externe Begleitung über einen längeren Zeitraum. Wichtig ist, dass im Ergebnis nicht nur das Committment steigt, sondern auch die Gewinne wieder wachsen.

 

Über den Autor:

 Heiko Weit ist Geschäftsführer der WEIT Führung GmbH

 

von Heiko Weit

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