Ratgeber

Warum ein Bild mehr sagt als tausend Worte

von Tom Becker-Schweitzer10.01.2019
(c) Photo by Alex Litvin on Unsplash
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Für viele Vertriebsmitarbeiter ist die Erstellung von PowerPoint-Präsentationen sehr mühselig. Präsentationen sind aus ihrem Arbeitsalltag allerdings nicht wegzudenken. In der Regel müssen Vertriebler über Absatz- und Umsatzziele informieren oder regionale Mitarbeiter-Verteilungen aufzeigen. Manchmal behandeln sie in ihren Präsentationen auch EDV- und Personalthemen. Die negative Haltung gegenüber PowerPoint-Präsentationen hat verschiedene Gründe. Zum einen präsentieren noch heute viele Vertriebsmitarbeiter nach demselben Schema F, auf das sie schon mehr als 20 Jahre zurückgreifen. Dabei wird jede Folie einer Präsentation minutiös abgearbeitet und mit unzähligen Bulletpoints versehen, frei nach dem Motto „Viel hilft viel“ und verbunden mit der Hoffnung, dass der Zuhörer so besser folgen könne. Viele Unternehmen würden diese Präsentationen am liebsten gleich aus Meetings verbannen und Alternativen einsetzen, was allerdings der völlig falsche Ansatz ist. Denn inzwischen gibt es für den Sales-Bereich viele neue Möglichkeiten, Präsentationen interaktiver und dialogorientiert zu gestalten. Eine Form hierfür ist Visual Storytelling, durch das Vertriebler typische Fehler vermeiden und Inhalte auf moderne Art und Weise präsentieren können. PowerPoint wird damit wieder salonfähig – und das sowohl bei Rednern als auch bei Zuhörern.

Vertrieb ohne professionelle Präsentationen unvorstellbar

Präsentationen sind im Vertrieb nicht mehr wegzudenken. Egal ob intern, bei Kunden oder auch bei Veranstaltungen. Alle Zuhörer – ganz gleich ob Geschäftsführer oder andere Vortragsbesucher – vereint, dass sie vom Vortragenden ein professionelles Auftreten erwarten. Den Vortrag durch ein Visualisierungstool (Laptop, Beamer, Präsentationssoftware) bildlich zu unterstützen, ist selbstverständlich. Die grafische Präsentation begleitet den Vortragenden wie ein roter Faden. Außerdem kann sie dabei helfen, selbst komplexe Themen zu veranschaulichen. Im Vertriebsbereich ist ein solches Thema beispielsweise die Präsentation von Quartalszahlen. Ohne entsprechendes Anschauungsmaterial wie Infografiken oder Videos wirkt der Vortrag schnell trocken und es fällt den Zuhörern schwer, zu folgen. Das liegt daran, dass jeder Zuhörer unterschiedliche Wahrnehmungsfähigkeiten hat. Während sich der eine besonders gut auf die Stimme und die Vortragsweise konzentrieren kann, benötigt der andere unbedingt visuelles Material. Diese Typen alle abzuholen, ist das Ziel eines guten Vortrags. Genau das gelingt, wenn er nicht zu überladen ist – und mithilfe einer ansprechend gestalteten Präsentation.

Ist PowerPoint überflüssig geworden?

Häufig besteht allerdings die große Herausforderung darin, dass sich viele Menschen nicht von PowerPoint-Präsentationen angesprochen fühlen. Ganz im Gegenteil sind sie sogar gelangweilt oder hegen eine regelrechte Abneigung. Das Hauptargument der Gegner: „Wer persönlich überzeugen kann, benötigt keine PowerPoint-Folien.“ Dieser Behauptung ist jedoch ein neuer Trend entgegenzustellen: Visual Storytelling. Diese Art von Präsentation funktioniert völlig anders als eine nach Schema F. Es geht darum, die Aufmerksamkeit der Zuhörer mit interessanten Inhalten und einem ansprechenden Design aufrechtzuerhalten. Mit dieser Methode gelingt es dem Vertriebsmitarbeiter, von seinem Standardschema abzuweichen, sich vom stupiden Ablesen der Bulletpoints zu lösen und stattdessen die Zuhörer mit einer dynamischen Präsentationsform zu begeistern. In den vergangenen Jahren sind einige Studien zum Thema Aufmerksamkeitsspanne entstanden. Diese zeigen, dass die Fähigkeit, einem Vortrag konzentriert zu folgen, immer weiter abnimmt. Eine Microsoft-Studie behauptet beispielsweise, dass unsere Aufmerksamkeitsspanne immer weiter schrumpft – und inzwischen sogar unter der eines Goldfischs liegt. Es ist also essenziell, die Gunst und Aufmerksamkeit der Zuhörer nicht zu verlieren. Dafür ist es notwendig, Präsentationen dieser Entwicklung anzupassen.

Inhalte ansprechend visuell aufbereiten

Inzwischen im Marketing-Bereich zu einem Buzzword avanciert, wird Storytelling auch im Vertrieb immer wichtiger. Es gilt, Emotionen und Informationen wirkungsvoll zu transportieren – ganz gleich in welchem Unternehmensbereich. Vertriebler stehen vor der Herausforderung, die Produkte und Dienstleistungen des Unternehmens in einer guten Geschichte (Story) ansprechend zu verpacken und so die Botschaft effektvoll zu transportieren. Menschen sind insbesondere im Rahmen von Verkaufspräsentationen gut zu überzeugen, wenn man ihnen eine schlüssige Geschichte präsentiert und sie damit in den Bann zieht. Eine Präsentation wird umso überzeugender, wenn man sie dramaturgisch aufbaut. Nicht zwingend benötigen Vertriebsmitarbeiter hierfür persönliche Anekdoten oder die oftmals skizzierte Heldenreise. Gute Resultate sind insbesondere dann zu erwarten, wenn man die Präsentation möglichst einheitlich gestaltet (Stichwort Corporate Design), eine passende, hochwertige Bildauswahl trifft und Grafiken verwendet, die die Präsentation stimmig erscheinen lassen und perfekt auf den Vortrag abgestimmt sind.

Visual Storytelling effektvoll durch Animationen und Bewegtbild einsetzen

Wenn ein Vertriebsmitarbeiter seine Präsentation ansprechend gestalten möchte, sollte er sich dabei nicht zwingend an Trends orientieren. Denn eine gute Präsentation ist zeitlos und elegant. Bis vor etwa fünf Jahren lagen beispielsweise 3D-Effekte voll im Trend, sind aber inzwischen weitgehend verschwunden. Vielmehr greifen viele Vortragende jetzt auf das sogenannte Flat Design zurück. Das bedeutet, dass Grafiken, Icons oder Diagramme flach dargestellt werden. Um Präsentationen visuell aufzuwerten, bietet Microsoft Office 365 vielfältige Funktionen, etwa den Morph-Effekt. Damit lassen sich professionelle Animationen und Übergangseffekte in der Präsentation einfach und ohne Vorkenntnisse gestalten. So müssen Nutzer aufwendige Animationen nicht mehr zwingend manuell einrichten, wodurch sich innovative Darstellungsmöglichkeiten eröffnen: Redner können filmartige Animationen erstellen, beispielsweise für Erklärvideos oder Content Marketing. Aus PowerPoint heraus können sie direkt hochwertige Videos erstellen, die sich durch Bewegung und Dynamik auszeichnen – und dabei gar nicht mehr nach PowerPoint aussehen.

Die Präsentation wird interaktiv und dialogorientiert

Im Vertriebsbereich ist es sehr wichtig, die Aufmerksamkeit der Zuhörer so lange wie nur möglich aufrechtzuerhalten. Aber die beste Präsentation nützt nichts, wenn der Vertriebler nicht mit der Materie vertraut ist und selbst einfache Aussagen nicht gut vermitteln kann. Genauso verhält es sich aber auch bei fachlicher Detailverliebtheit: Der beste Vortrag kann sein Ziel verfehlen, wenn das Auge sich in unübersichtlichen Folien verliert, die überladen sind und keiner Design-Konvention und Struktur folgen. Die Herausforderung: Es gibt keine ultimative Formel für die perfekte Präsentation. Doch es hilft, einigen Grundprinzipien zu folgen, wie etwa wenig Text auf jeder Folie, mehr Konversation, ein gutes Handout, Dokumente zum Vorablesen, Kurzfassen, die Kernaussagen exakt herausstellen und visuelle Elemente wie Infografiken an passenden Stellen einsetzen. In der Zukunft werden Präsentationen vermutlich noch viel interaktiver, und Redner müssen mit Zuhörern mehr in den Dialog treten. Wenn es einer Person schwerfällt, all diese Aspekte zu beachten und in einer PowerPoint-Präsentation gezielt einzusetzen, so ist es empfehlenswert, sich für die Erstellung durch einen kompetenten Dienstleister unterstützen zu lassen. Dabei sollte das Unternehmen bzw. der Vertriebsmitarbeiter aber darauf achten, dass der Anbieter ein tiefes Verständnis mitbringt – für die Anforderungen an Konzeption, Didaktik, Gestaltung und an die Technik, die man für die Erstellung hervorragender Präsentationen benötigt. Damit wird die Präsentation ein voller Erfolg und der Vertriebler kann dem Goldfisch-Effekt erfolgreich trotzen.

Checkliste: Vier Tipps für eine erfolgreiche Vertriebspräsentation

Es gibt zwar nicht den idealen Lösungsweg, die perfekte PowerPoint-Präsentation zu erstellen, dennoch sollten Vertriebsmitarbeiter einige Tipps beherzigen:

1. Individualität

Zugegeben: Es ist verlockend, für jeden Kundentermin dieselbe Präsentation zu verwenden. Die Neuerstellung ist mit viel Arbeit verbunden. Doch „One size fits all“ funktioniert nicht. Eine gute Vorbereitung – beispielsweise für einen Kundentermin – ist das A und O. Und das bedeutet, dass der Vertriebler vor dem Besuch intensiv über das Unternehmen recherchieren und die Präsentation genau auf dessen Bedürfnisse abstimmen sollte. Diesen Arbeitsaufwand wird auch der Kunde zu schätzen wissen und dem individuellen Vortrag viel eher Aufmerksamkeit schenken.

2. Komplizierte Sachverhalte durch Bilder darstellen

Manchmal tendieren Vortragende dazu, Sachverhalte kompliziert zu erklären. So soll der Eindruck entstehen, dass man über großes Know-how verfügt. Das kann aber schnell abschreckend wirken. Um komplexe Sachverhalte einfacher darzustellen, empfiehlt sich der Einsatz von passendem Bildmaterial. Besonders gut geeignet sind hierfür Infografiken, die das Wichtigste bildlich vermitteln.

3. Dialog statt Monolog

Im Zuge dessen sollte der Vertriebsmitarbeiter auch darauf achten, seine Präsentation nicht als Frontalvortrag zu halten. Zielführender ist ein dialogorientierter Vortrag. Sinnvoll kann es sein, einzelne Personen gezielt anzusprechen, Fragen zu stellen, um eine Einschätzung während des Vortrags zu bitten oder selbst zu Zwischenfragen anzuregen. Dadurch kann sich der Mitarbeiter auch positiv von der Konkurrenz abheben, denn er beweist damit, dass er sich souverän auf neue Situationen – und mitunter auch Kritik – einstellen kann.

4. Call-to-Action

Bestenfalls schließt der Vertriebsmitarbeiter seine Präsentation mit einer klaren Handlungsaufforderung ab. Worin bestehen die nächsten Schritte? Man sollte ruhig ankündigen, dass man sich im Laufe der nächsten Tage melden wird, um über die weitere Zusammenarbeit zu sprechen. Noch besser im Gedächtnis bleibt der Vertriebsmitarbeiter, wenn er im Anschluss der Präsentation ein Handout mit allen relevanten Informationen verteilt – als Zusammenfassung der präsentierten Inhalte. Weiterführende Materialien wie Produktkataloge runden das Gesamtbild ab. Mit diesen Tipps steht einer gelungenen Vertriebspräsentation nichts mehr im Wege.

 

Über den Autor: 

Tom Becker-Schweitzer ist Geschäftsführer der PresentationLoad GmbH.

 

 

 

von Tom Becker-Schweitzer

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