Ratgeber

Wie man tatsächlich mit Präsentationen überzeugt

von Mara Gerstner03.07.2017
(c)Thinkstock/Purestock
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Im "House of Charts" nimmt Powerpoint eine ambivalente Rolle ein. Richtig eingesetzt, bietet die Software großes Potenzial. Gelungene Folien sind aber nur ein Element überzeugender Präsentationen.

von Mara Gerstner

Die Art und Weise wie Unternehmen in Deutschland kommunizieren ist geprägt von Kontroversen. Auf der einen Seite gibt es das Marketing. Hier wird schockiert, emotionalisiert, polarisiert oder auch unterhalten. Das Ziel all dieser Kommunikation scheint klar zu sein: Wir sind besonders und jeder soll es wissen! Das betrifft nicht nur den rationalen Mehrwert, sondern auch die menschliche Komponente. Wir sind liebenswert, fair, avantgardistisch oder besonders lustig. Die sorgfältig konstruierte Markenwelt malt Bilder in den Köpfen der Zielgruppe und verschleiert elegant, dass hinter all dieser Maschinerie womöglich noch der Grundgedanke liegt, Geld zu verdienen. Dieser bunte Marketing-Mix wird dann auf allen Plattformen ausgerollt. Klare Worte in der Anzeigengestaltung, klare Angebote auf der Webseite, klare Botschaften für das Recruiting. Alles klar, oder?

Präsentationen sind das Stiefkind der Unternehmenskommunikation. Während die Stiefschwestern Web, TV und Print in ihren schönen Gewändern auf dem Ball der Eitelkeiten tanzen und aufregende Geschichten erzählen, bleibt das Stiefkind der Kommunikation in ihrem House of Charts und wird zum Erbsen zählen verdammt. Die Aussagen sind zwar von hohem Wahrheitsgehalt, das Outfit aber eher langweilig, die Wirkung entsprechend uninteressant. Das Aschenputtel „PowerPoint“ ist eine lange To-do-Liste, die keinen interessiert.

Jetzt stellen Sie sich die Frage: Wen schicken Sie zum Termin, wenn Sie einen potentiellen Kunden überzeugen möchten? Das hässliche Aschenputtel, das zwar Köpfchen hat und sich allerlei Kennzahlen merken kann? Oder doch lieber die hübschen Schwestern, die aufregende Geschichten vom Leben in Saus und Braus erzählen?

Genau hier liegt das Problem begraben. Während Print, TV und Webseite an professionelle Agenturen oder die interne Grafik-Abteilung ausgelagert werden, ist die Erstellung einer Präsentation eher Nebensache und bleibt letzten Endes an der Vertriebsmannschaft hängen. Wie schafft man es also, eine inhaltlich starke Argumentationskette zu entwickeln, die Expertise des Vertriebs miteinzubeziehen und zugleich ein Design zu erstellen, das visuell überzeugt? Als Konzepterin eines Präsentationsunternehmens begegnet mir diese Herausforderung fast täglich. Deswegen habe ich für Sie fünf einfache Tipps, die Ihnen helfen mit Ihrer Präsentationen zu überzeugen.

5 Tipps, mit denen Sie überzeugen

1. Lernen Sie den Kunden kennen.

Neben der Webseite des Kunden und Ihren Gesprächsnotizen, geben auch aktuelle Trends der Branche Aufschluss über die Probleme und Herausforderungen Ihres Kunden. Jedes Detail kann zum Nährboden Ihrer Argumentation beitragen. Deshalb ist es auch ratsam, nicht sofort mit der Präsentation Ihres Unternehmens in den Termin zu starten. Lassen Sie, falls möglich, zuerst den Kunden berichten und sprechen Sie mit ihm über seine täglichen Herausforderungen. Wenn Sie dann im Anschluss präsentieren, können Sie die gewonnenen Informationen geschickt einfließen lassen und zeigen, dass Sie ihn verstanden haben.

2. Sehen Sie die Präsentation als Geschenk.

Viel zu oft wird die Vertriebspräsentation als eine Plattform der Selbstdarstellung genutzt. Worst Case: Man startet mit einer Agenda, erläutert das Umsatzwachstum der letzten fünf Jahre, präsentiert seine zahlreichen Standorte und geht dann über in eine umfangreiche Auflistung aller Produkte. Zu diesem Zeitpunkt haben Sie den Kunden bereits verloren. Betrachten Sie die Präsentation als ein Geschenk, das Sie Ihrem Kunden überreichen. Es geht nicht um Sie, sondern um seine Bedürfnisse. Was können Sie ihm konkret bieten, um tägliche Herausforderungen zu meistern? Weshalb sind ausgerechnet Sie der Richtige, um sein Problem zu lösen? Überprüfen Sie bei jeder Folie, ob Sie den Mehrwert für den Kunden transportiert. Wenn es keinen Mehrwert gibt, löschen Sie die Folie oder kürzen Sie soweit es geht.

3. Bleiben Sie flexibel.

Lassen Sie sich nicht in ein selbstgeschneidertes Korsett stecken. Wenn bereits 50 Folien oder mehr zum Standard-Foliensatz gehören, wird es schwer, auf individuelle Anforderungen zu reagieren. Kürzen Sie Ihre Kernargumentation auf wenige Folien und behalten Sie weitere Informationen in der Hinterhand. Zusätzlich macht es Sinn, Template-Folien zu erstellen, die für jeden Kunden neu befüllt werden.

4. Nutzen Sie die Kraft von Geschichten.

Das menschliche Gehirn liebt Geschichten. Komplexe Zusammenhänge oder abstrakte Zahlen bleiben einfach besser im Gedächtnis, wenn sie mit dramaturgischen Mitteln verknüpft werden. Dafür genügt es bereits, aus der starren Auflistung von Bullet-Points auszubrechen. Erzählen Sie beispielsweise von einem erfolgreichen Projekt, als würden Sie Ihrem Kollegen vom Wochenende berichten. Was geschah zuerst? Was war der Auslöser? Was hat sich verändert? Emotionen und beschreibende Adjektive sprechen zusätzliche Hirnregionen an und helfen Ihrem Gegenüber dabei, in Ihre Welt einzutauchen.

5. Löschen Sie (fast) alle Texte.

Ein Fließtext gehört nicht auf die Folie, sondern in die Sprechernotizen. Wir sprechen bei EXPLAIN gerne von „betreutem Lesen“ wenn der Präsentator nur dafür zuständig ist, die Folientexte laut vorzulesen. So weiß der Zuhörer nicht, worauf er seine Aufmerksamkeit richten muss. Soll er mitlesen oder Ihnen zuhören? Denkbar schlechte Voraussetzungen für Storytelling. Verwenden Sie stattdessen Fotos oder Illustrationen, die den Sinn Ihrer Aussage funktional verstärken. Falls Sie keine internen Ressourcen für die Erstellung stilprägender Folien haben, gibt es Unternehmen, die genau darauf spezialisiert sind. Die Investition lohnt sich. Denn die Präsentation entscheidet oft über eine mögliche Zusammenarbeit und damit über den Umsatz und den Erfolg Ihres Unternehmens.

Wenn Sie nun eine Präsentation vor sich haben, die all diese Kriterien erfüllt, bleibt nur noch eines zu tun: üben Sie die Präsentation so lange, bis Sie sich sicher fühlen. Denn das spürt auch der Kunde.

Auch im Märchen gab es übrigens ein Happy End. Aschenputtel bekam Support durch eine gute Fee, die ihr beim Outfit half. Immer noch ein kluges Köpfchen, aber nun in neuem Gewand, pitchte sie um die Gunst des Prinzen und überzeugte. Nun ist es an der Zeit, Ihr Happy End in Angriff zu nehmen …

 

Autorenbeschreibung:

Mara Gerstner kennt beide Seiten der Unternehmenskommunikation nur zu gut. Als frischgebackene Grafik-Designerin landete sie zuerst in einer klassischen Werbeagentur. Hier gestaltete sie Broschüren, konzipierte TV-Spots und Webseiten. Mittlerweile hat sie der Werbewelt den Rücken zugekehrt und widmet sich mit ganzem Herzen den Präsentationen. Bei EXPLAIN, Deutschlands führendem Unternehmen für Präsentationen, verantwortet sie als Head of Concept das Konzept-Team und liefert auch selbst tagtäglich neue Ideen und Konzepte. In den öffentlichen Trainings von EXPLAIN unterstützt sie außerdem Kunden aller Branchen bei der Erstellung ihrer Präsentationen.

von Mara Gerstner

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