Gastbeitrag

Schreiben Sie noch Excel-Listen oder schon Umsatz?

Tobias Mirwald16.09.2020

Wir alle nutzen es: Excel – das wohl bekannteste aller Kalkulationsprogramme. Eine Arbeitswelt ohne dieses Programm ist kaum vorstellbar, wird es doch in nahezu jeder Abteilung für verschiedenste Zwecke wie Kundenverwaltung, Umsatz-Berechnung, Projekt-Planung und Vieles mehr eingesetzt. Seit dem ersten Release 1985 begleitet uns das Programm treu in unserem Arbeitsalltag und hat sich fest etabliert. Doch trotz – oder gerade wegen – der Selbstverständlichkeit und Macht des Programmes, sollten wir uns die Frage stellen, ob Excel noch immer dem Zeitgeist entspricht und für welche Aufgaben es das Programm unserer Wahl sein sollte.

Sicher wissen Sie es aus eigener Erfahrung: beim Thema Excel scheiden sich die Geister. Während so mancher Kollege ein regelrechter Excel-Crack ist, sitzen andere oft ratlos vor einem regelrechten Formel-Chaos und Fehler-Meldungen wie #BEZUG!. Vielleicht haben Sie selbst schon wertvolle Zeit mit dem Googlen nach Excel-Formeln oder der Suche nach erstellten Tabellen in Ihrem Netzwerk vergeudet. Ein Großteil der Deutschen KMU setzen bisher auf Excel, Outlook oder gar manuelle Methoden, anstatt mit spezieller Projekt-Management-Software zu arbeiten. Ist Excel aber wirklich geeignet, um jede tägliche Herausforderung zu meistern? Und wie schaffen Unternehmen den Sprung zu einem effizienten und digitalisierten Vertrieb?

Vertriebssteuerung mit Excel? Bitte nicht!

Der Traum eines jeden Vertrieblers: Effiziente Prozesse. Wer seinen Vertrieb jedoch mit Excel steuert, verschwendet wertvolle Ressourcen und damit Chancen. Denn das berühmte Kalkulationsprogramm führt oftmals zu komplizierten Tabellen in x-verschiedenen Versionen und endlosen E-Mail-Ketten. Kollegen fällt es dann besonders schwer, den Überblick über die aktuellste Version zu behalten, was die Zusammenarbeit erheblich erschwert und verlangsamt.

Moderne Team- und Remotearbeit basiert auf der ständigen Verfügbarkeit von aktuellen Informationen und gemeinsamen Arbeiten. Excel kann weder gleichzeitigen und mobilen Zugriff noch ein Berechtigungskonzept für das Teilen und Bearbeiten von Informationen gewährleisten. Diese Features sind jedoch gerade für Teams, die auf unterschiedliche Standorte, Innen- und Außendienst verteilt sind, essentiell. Auch in der aktuellen Situation, in der die Mehrheit der Arbeitnehmer aus dem Home-Office arbeitet, wären solche Funktionen jedoch essentiell.

Zudem schwächelt Excel bei den Themen Zugriffsberechtigungen, Datenschutz sowie der Nachverfolgbarkeit von Änderungen. Das von Herrschaftswissen geprägte Programm besitzt daher eine hohe Fehleranfälligkeit, benötigt einen großen administrativen Aufwand und lässt kaum Kollaboration zu. Kurzum: Moderne Workflows sind in Excel nur schwer bis gar nicht abbildbar.

Die tägliche Arbeit im Vertrieb verlangt unter anderem die Priorisierung von Interessenten, Terminplanung und nachhaltige Kundenbetreuung. Wer hier auf Excel setzt, wird allerdings nie das volle Potenzial aus seinen Daten ausschöpfen.

Excel ist ein geniales Werkzeug für Tabellenkalkulationen, nicht mehr und nicht weniger. Für diejenigen, die einen professionellen, transparenten und nachhaltigen Vertrieb garantieren wollen, ist es allerdings nicht der richtige Weg.

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Sales-Excellence in Zeiten der Digitalisierung

Für viele Unternehmen wird ein radikales Umdenken der internen Organisation und eine Neuorientierung hinsichtlich des Einsatzes und der Nutzung von IT notwendig sein. Davon ausgehend müssen strategische Unternehmenssteuerung, Prozessoptimierung sowie Digitalisierung vorangetrieben werden. Die Computerwoche schrieb jüngst: „Data Science kann in deutschen Unternehmen nicht ihre Potenziale ausschöpfen, solange sinnvolle Datenstrukturen nicht verfügbar sind und das Paralleluniversum der Excel Files nicht beerdigt wurde.“

Statt verstaubtem Vertriebs-Controlling, sollten Sie also auf ein ganzheitliches System setzen, um einen umfassenden Überblick über Daten, Menschen und Potenziale zu erlangen. Laut einer CRM-Studie aus 2020 haben bereits 75 Prozent der befragten Unternehmen ein CRM-System im Einsatz. Die Speicherung aller Kundendaten wird dabei als wichtigstes Kriterium für die Nutzung angegeben.

CRM ist längst mehr als ein Tool für Adress- und Kontaktmanagement. Ein modernes CRM lässt Sie Informationen jederzeit abrufen, kann strategische Planungsprozesse abbilden und ermöglicht dadurch transparentes Arbeiten. Sie können das volle Datenpotenzial ausschöpfen, mit Hilfe von KI und automatisierten Handlungsempfehlungen arbeiten und auf Knopfdruck alle nötigen Daten für eine Entscheidungsgrundlage erhalten. Ein CRM-System lässt durch Anbindung von ERP, DMS und Co. durchgängige Prozesslandschaften entstehen und kann Ihr Unternehmen dadurch zentral vernetzen. So haben Sie alle Informationen an einem Ort, profitieren von Erkenntnissen aus zusammengeführten Daten und machen neue Optimierungspotenziale aus.

Um den Anschluss an die Digitalisierung nicht zu verlieren, sollten Sie besser jetzt handeln. CRM unterstützt Sie aktiv dabei, auf hart umkämpften Märkten zu bestehen und Ihr volles Vertriebspotenzial zu entfalten. Eine gute Business-Software muss an moderne Workflows angepasst sein, Ihr Unternehmen optimal unterstützen und in letzter Konsequenz den Umsatz steigern. Lassen Sie Excel also das sein, was es ist – ein unschlagbares Tabellenkalkulationsprogramm. Um in Ihrem Vertrieb einzigartige Beziehungen zu pflegen, egal ob mit Kollegen, Kunden oder Daten ist CRM die beste Lösung.

Finden Sie heraus, wo genau Sie in Punkto Vertriebsoptimierung stehen und welche Möglichkeiten die Digitalisierung für effizientes Arbeiten bietet. Freuen Sie sich auf hilfreiche Tipps, weiterführende Materialien und konkrete Schritte in Richtung Sales Excellence. 

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Tobias Mirwald

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