Ratgeber

Wie Sie mit einem rollenbasierten Berichtswesen den Umsatz steigern

von Sascha Albrink27.11.2018
(c) Sixcklicks GmbH
(c) Sixcklicks GmbH

Wer mit seinem Team täglich dutzende Anrufe macht und in der Woche viele Kontakte zu Kunden und Leads herstellt, kann leicht den Überblick verlieren. Welche Arbeiten für den Umsatz wichtig sind.

von Sascha Albrink

Fleiß ist kein Garant für Erfolg. Die schiere Menge an erledigter Arbeit bedeutet nicht zwangsläufig auch einen hohen Umsatz. Mit rollenbasiertem Berichtswesen können Vertriebsmanager herausfinden, welche Arten von Arbeit den Umsatz entscheidend steigern und welche eher bremsen.

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Berichte können buchstäblich Hunderte von verschiedenen Kennzahlen enthalten. Es gilt, die Key Performance Indicators, also Schlüssel-Kennzahlen (KPIs), zu finden, die für das eigene Produkt und das eigene Geschäftsmodell entscheidend sind.

Welche Kennzahlen sollte ein rollenbasierter Bericht enthalten?

Bei Kennzahlen geht es nicht um die Kontrolle von Mitarbeitern. Es geht darum, die neuralgischen Punkte für das eigene Geschäftsmodell zu identifizieren. Je nach Zielgruppe, Angebot und Markt ist mal die eine Zahl, mal der andere KPI wichtig.

Ein Beispiel aus dem B2B-Bereich: Bei einer KPI-Analyse kommt heraus, dass die Betriebsgröße eines Kunden mit der Wahrscheinlichkeit für einen erfolgreichen Verkauf oder einen Abschluss zusammenhängt. Je kleiner der Betrieb, desto länger dauert ein Abschluss und desto seltener kommt er zustande. 

In einem anderen Beispiel hat ein Unternehmen bereits ein Berichtswesen eingerichtet. Es verzeichnet für eine bestimmte Variable rund 100.000 Datenpunkte pro Monat. Abrupt sinkt diese Zahl auf 20.000. Mit dem Berichtswesen taucht diese Veränderung nicht nur zuverlässig und schnell auf dem Tisch der Verantwortlichen auf, der Bericht liefert auch Daten, die Rückschlüsse auf die Ursache erlauben.

Berichtswesen und Kennzahlen machen Mitarbeiter handlungsfähig

Doch nicht alle Unternehmen nutzen Berichte. Und von denen, die es tun, vertrauen zu viele heute noch auf Excel-Tabellen, die Zahlenwüsten gleichen und sich nur den Geübten offenbaren.

Ein moderner Vertrieb ist gut beraten, ein regelmäßiges, rollenbasiertes Berichtswesen einzurichten. Möglichst mit aussagekräftigen Visualisierungen. Denn die beste Zahlenwüste nutzt nichts, wenn ein Mitarbeiter sie nicht versteht.

Spätestens seit dem Siegeszug von Digitalisierung und Industrie 4.0 muss das menschliche Auge im Berufsalltag mehr und mehr Informationen verarbeiten. Die Verarbeitungskapazität des Gehirns ist begrenzt, und diese Ressource ist in ein Gespräch mit einem potenziellen Kunden besser investiert als in eine überkomplexe, undurchsichtige Tabelle.

Wer Visualisierungen nutzt, kann schneller herausfinden, welche Stellschrauben er in der täglichen Vertriebsarbeit drehen muss, um die Umsätze entscheidend zu steigern. Typischerweise kommen hier nur wenige Zahlen infrage. Die Frage ist nur, welche. Rollenbasierte Berichte durchleuchten einen Vertrieb und zeigen auf, auf welche Zahlen es ankommt und welche man eher vernachlässigen kann.

„Rollenbasiert“ bedeutet hier: Mitarbeiter haben nur Zugriff auf die Informationen, die sie auch wirklich brauchen. Das Sales-Team braucht die KPIs aus der Produktion nicht wirklich – und umgekehrt.

Rollenbasierte Berichtswesen – die Vorteile

  • Rollenbasierte Berichte im Vertrieb machen Mitarbeiter handlungsfähiger
  • Entscheidungen werden transparent und nachvollziehbar
  • Entscheidungen basieren auf Fakten und Daten statt auf Gefühlen und Mutmaßungen
  • Reports erlauben, sich auf die Arbeiten zu konzentrieren, die wirklich für den Umsatz (oder auch andere Ziele) wichtig sind
  • Automatisiert erstellte Reports und Berichte machen wenig Arbeit bei der Erstellung
  • Neue Perspektiven können zu kreativen Problemlösungen führen
  • Vorteil gegenüber der Konkurrenz, die vielleicht eher noch nach „Schema F“ arbeitet, statt die entscheidenden Stellschrauben zu identifizieren
  • Transparenz in allen teilnehmenden Abteilungen
  • Weniger Zeitverschwendung in internen Meetings oder Gesprächen

Die Einführung von rollenbasierten Reports (oder Reportings) gelingt in fünf Schritten: Evaluation, Vorbereitung und Konzeption, Prototyping, Launch und Optimierung. Entscheidend ist hier ein schrittweises Vorgehen nach dem Prinzip „launch early, update often“. So kommen Vertriebsprofis schnell und mit hoher Effizienz ans Ziel und die Erkenntnisse aus den Berichten lassen sich im Tagesgeschäft früh nutzen.

Das Thema ist übrigens nicht neu. Dass die tägliche Arbeit intelligent organisiert und nicht einfach nur stumpf heruntergerissen werden will, wusste schon Goethe: „Gegenüber der Fähigkeit, die Arbeit eines einzigen Tages sinnvoll zu ordnen, ist alles andere im Leben ein Kinderspiel.“

 

Interessierte erfahren mehr über die Einführung eines rollenbasierten Berichtswesens in einem Whitepaper der Online-Marketing-Agentur sixclicks.

 

Über den Autor:

Sascha Albrink ist geschäftsführender Gesellschafter der Inbound-Marketing-Agentur Sixclicks. Er l(i)ebt digitales Marketing. Bereits 2002 konnte er sich einen Lebenstraum erfüllen – Seine eigene Agentur. Bis heute ist er auf der Suche nach dem nächsten Best-Practice im Inbound-Marketing. Seine Leidenschaft gehört allerdings der Suchmaschinenoptimierung

 

von Sascha Albrink

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