Leben

Kaffeekocher und Organisations­talent

Von André Schmidt-Carré 27.03.2015
Statussymbol Sekretärin - Eine Typologie mit Augenzwinkern, (c) Thinkstock/acidgrey
Statussymbol Sekretärin - Eine Typologie mit Augenzwinkern, Foto: Thinkstock/acidgrey
Wer eine Sekretärin oder einen Assistenten bekommt, hat es auf der Karriereleiter nach oben geschafft. Und steht vor der spannenden Frage: Wer soll meine rechte Hand werden? Wir präsentieren fünf Typen fürs Vorzimmer, natürlich mit einem kleinen Augenzwinkern.

 

Von André Schmidt-Carré 

Die klassischen Aufgaben einer Sekretärin gibt es heute wohl nur noch in Vorstandsvorzimmern zu erledigen. Das Kaffeekochen übernimmt andernorts die Espressomaschine, Anschreiben formuliert eine Software nach Diktat oder der Chef setzt seine E-Mails per Standardschreiben einfach selbst auf. Überflüssig sind die assistierenden Jobs damit aber keineswegs: Das Koordinieren von Terminen ist trotz Outlook und Co. immer noch eine zeitraubende Arbeit, und wer seine Flüge, Hotels und Zugverbindungen regelmäßig selbst buchen muss, wird sich oft genug jemanden wünschen, der die zeitintensive Arbeit erledigt.

Obendrein zählen Sekretärinnen und Assistenten nach wie vor zu den beliebtesten Statussymbolen im Vertrieb. Wer sie an seiner Seite hat, hat es im Job geschafft, schließlich gibt es die persönlichen Helfer nur für leitende Positionen, am besten zusammen mit Büro in der oberen Etage und bester Aussicht. Welche Aufgaben Sekretärinnen und Assistenten für den Verkäufer tatsächlich übernehmen und ob sie eher schmückendes Beiwerk oder unverzichtbare Vertraute sind, hängt dabei maßgeblich vom Chef selbst ab – und welchen Typ er sich an seine Seite holt.

 

TYP 1 – Die einfach gestrickte Blondine

Eigenschaften: Der Prototyp der Sekretärin. Kommt in Fernsehserien und Detektivgeschichten deutlich häufiger vor als in der Realität.

Stärken: Sorgt für gute Stimmung am Empfang, zumindest bei männlichen Kollegen und Geschäftspartnern. 

Achtung, aufpassen: Die Kolleginnen des Chefs hetzen, weibliche Kunden sind nicht begeistert.

Für welchen Chef geeignet: Porsche-Dienstwagenfahrer, die ihren Status in der Hierarchie gern offensiv kommunizieren. Wer gut organisiert ist und das Alltagsgeschäft in weiten Teilen selbst bestreitet, kann sich das Modell „Blondine“ durchaus leisten. Denn der Luxus-Anteil ist bei diesem Typ am stärksten ausgeprägt, der Nutzwert eher gering. Kaffeekochen und Servieren geht leicht von der Hand. Beim Aufräumen und Putzen des Konferenztisches dagegen verweist die Blondine gern aufs Reinigungspersonal. Und Präsentationen des Chefs kann sie zwar auf Flüchtigkeitsfehler hin durchlesen, es bringt aber nichts. Andererseits: Nirgends sonst können Chefs ihr Hobby zu einhundert Prozent von der Steuer absetzen.

 

TYP 2 – Die eigene Ehefrau

Eigenschaften: Zusammenarbeit in perfekter Symbiose – oder bis zur Scheidung.

Stärken: Ehefrau und Chef sind ein eingespieltes Team, man kennt und vertraut sich.

Achtung, aufpassen: Dieses Gespann funktioniert nach dem Prinzip Hopp oder Top, entweder läuft es super oder gar nicht – wenn die Partnerschaft kriselt, macht einem die Sekretärin im Büro das Leben auch noch zur Hölle.

Für welchen Chef geeignet: Wer Job und Privatleben gern verbindet und sein Büro im Parterre des eigenen Wohnhauses eingerichtet hat, fährt mit diesem Modell gut. Außerdem ist diese Variante rein rechnerisch attraktiv, schließlich wird das Ehepaar zum Doppelverdiener-Haushalt. Allerdings sollte sich der Chef die Rollenfunktion im Job selbst klar machen und den anderen Mitarbeitern gegenüber zweifelsfrei kommunizieren: Welche Aufgaben hat die Sekretärin? Oder  übernimmt die Ehefrau im Vorzimmer doch eher den Part der wahren Chefin, die die Hoheit über die Schlüsselbereiche Personal, Finanzen und Büroorganisation innehat?

 

TYP 3 - Die knallharte Büromanagerin

Eigenschaften: Das Gegenmodell zur Klischee-Blondine. Gefordert zu werden, ist ihr Lebenselixier.

Stärken: Kann unter Zeitdruck schnell die richtigen Entscheidungen treffen, hält dem gestressten Chef nervige Anrufer vom Leibe und schustert bei Bedarf aus den Unterlagen eines vorigen Termins eine neue Präsentation zusammen.

Achtung, aufpassen: Wenn der Ober-Boss mitbekommt, wie gut die Frau ist, wirbt er sie ab. Oder bietet ihr gleich an, ihren Chef zu ersetzen.

Für welchen Chef geeignet: Wer hin und wieder jemanden braucht, der ihm im täglichen Arbeitswahnsinn den Rücken freihält, wird an der Büromanagerin seine Freude haben. Je mehr Trubel und Chaos der Chef im Büro verursacht, desto stärker ist die Büromanagerin in ihrem Element. Wer mit der digitalen Welt hadert, hat mit ihr den perfekten Terminplaner gefunden. Gut geeignet für Teamplayer, die gerne delegieren und möglichst viele Aufgaben loswerden wollen. 

 

Typ 4 - Der Trainee von der Uni 

Eigenschaften: Unerfahren, dafür bis in die Haarspitzen motiviert und lernwillig.

Stärken: Kennt die neuesten Kniffe aus der akademischen Welt und kann mit Excel Dinge anstellen, von denen der Chef nicht einmal zu träumen wagt.

Achtung, aufpassen: Ein wenig Zeit muss man in den Nachwuchs schon investieren. Kaffee kochen und Termine planen will der Junior­manager eher nicht.

Für welchen Chef geeignet: Wer offen für Neues ist und harte Fakten für Präsentationen und die Reden für die nächste Konferenz nicht mehr selbst zusammen suchen will. Vor allem für junge Führungskräfte ein Segen, die auf Ihrer Etage nur von altgedienten Haudegen umgeben sind und sich jemanden wünschen, mit dem sie WhatsApp-Nachrichten schreiben können. Und einen Gleichgesinnten brauchen, der nicht über Herrenwitze lachen kann und gleichzeitig ehrlich vom neuen und schweineteuren Hightech-Fahrrad des Chefs begeistert ist.

 

TYP 5 - Der Sekretär für die Karrierefrau

Eigenschaften: Loyal und kampferprobt.

Stärken: Hohe Einsatzbereitschaft und ähnliche Motivationslage wie bei seiner Chefin: Den Anderen zeigen, dass Mann in einem Frauenjob gut sein kann.

Achtung, aufpassen: Die neidischen Kolleginnen tuscheln, weil der junge Sekretär nicht nur top arbeitet, sondern auch gut aussieht. Die Herren der Schöpfung versuchen, ihn im Fußballstadion über seine Chefin auszuhorchen.

Für welchen Chef geeignet: Wenn eine Frau jahrelang erfolgreich Karriere gemacht und schließlich einen Chefposten erkämpft hat, ist sie in ihrer Firma häufig ein Exot und freut sich über Verstärkung im Kampf gegen Geschlechterklischees an ihrer Seite. Ein männlicher Sekretär ist dann die optimale Wahl, weil der den gleichen Exoten-Status innehat. Im Idealfall sieht der männliche Sekretär das genauso und die beiden bilden ein unzertrennliches Team, zwischen das kein Blatt Papier passt.


 

Von André Schmidt-Carré

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