Gastbeitrag

Wie managt man Vertriebsteams aus dem Homeoffice und in Krisenzeiten?

Sergei Anikin20.05.2020
(c) Getty Images/YinYang
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Arbeit aus dem Wohnzimmer statt aus dem Großraumbüro; Krisen-Meetings per Videokonferenz statt Erfolgsgeschichten im persönlichen Gespräch. Die allgegenwärtige Corona-Krise stellt den Alltag der meisten Menschen auf den Kopf. Und viele Unternehmen sind inzwischen im Survival-Modus. Denn: Die Umsatzzahlen brechen ein. Der prognostizierte Geschäftsklimaindex des ifo-Instituts München ist auf dem tiefsten Punkt seit März 2009.

Im Krisenfall glauben laut einer Deloitte-Studie zwar drei Viertel der Vorstandsmitglieder, dass ihre Unternehmen dann auch effektiv reagieren. Gleichzeitig gestehen ebenfalls knapp die Hälfte der befragten Vorstandsmitglieder, dass ihre Unternehmen keine proaktiven Pläne für wahrscheinliche Krisenszenarien haben. Kommt das Unternehmen mit der Krise klar – oder scheitert es an ihr? Die Chancen stehen gemäß den Zahlen Fifty-Fifty. Dem Vertrieb kommt in der Folge eine entscheidende Bedeutung zu: Kunden halten, Umsätze generieren.

Denn am Ende des Tages sind es die Vertriebsteams und ihre Führungskräfte, welche die Erwartungen der Unternehmensführung operativ in die Tat umsetzen (müssen). Gerade für die Team-Leader stellen sich die Fragen: Wie manage ich ein Team jetzt im Rahmen der Corona-Pandemie digital und aus dem Homeoffice – und gehe gleichzeitig sinnvoll mit der Krise um? Bereits eine dieser beiden Fragestellungen verlangt einiges von den Führungskräften ab. Beide gemeinsam sorgen schnell für Überforderung.

Vier Tipps für das digitale Management von Vertriebsteams in der Krise

  1. An erster Stelle steht die Optimierung der wichtigsten internen Geschäftsprozesse. Vertriebsleiter sollten mit Beginn von Krise und Homeoffice Marketing- und Vertriebs-Tools, -Aufgaben und -Teams konsolidieren. Das Credo: Je simpler die Prozesskette, desto besser funktioniert das Arbeiten in Krisenzeiten. So bündeln Vertriebsteams beispielsweise das Mail-Postfach, den E-Mail-Marketing-Dienst und die Kundendatenbank einfach in einem CRM. Ein Tool statt dreien schafft Übersichtlichkeit und verhindert, dass Mitarbeiter aneinander vorbei in verschiedenen Systemen arbeiten. Ähnliches gilt für Arbeitsprozesse: Statt Teams weiter in Silos – Akquise, Marketing, Key-Account-Management – arbeiten zu lassen, gilt es, diese Prozesse zu verschlanken und zusammenzufassen. Ein Team kümmert sich dementsprechend vom Anfang bis zum Ende um ein gewisses Kundensegment. Von der Akquise über den Vertragsabschluss bis zur Marketing-Betreuung im Anschluss an den Kauf.

  2. Das Management virtueller Teams stellt die nächste große Herausforderung. Vielleicht haben die einen oder anderen Mitarbeiter bereits von zu Hause gearbeitet. Doch im Gros der Unternehmen war sicherlich noch nie das ganze Team zur gleichen Zeit im virtuellen Büro tätig. Vielen stellt sich daher die Frage: Wie führe ich ein Team, welches über das ganze Land verteilt ist? Kommunikationstools sind das A und O. Für die interne Kommunikation ist dies vielleicht Slack, für externe Videokonferenzen mit Kunden eventuell Zoom. Gleichzeitig sind feste Richtlinien für die Arbeitsweise im Homeoffice unerlässlich. Wer muss wann erreichbar sein? Gibt es feste Arbeitszeiten oder können Mitarbeiter je nach häuslicher Situation flexibel entscheiden, wann sie arbeiten? Es ist entscheidend, allen Mitarbeitern entsprechende Voraussetzungen und Spielregeln an die Hand zu geben, um Unklarheiten zu vermeiden. Interne Kommunikationsmittel sowie feste Richtlinien am Arbeitsplatz dienen einem Zweck: Trotz der räumlichen Distanz dürfen die Mitarbeiter nicht aneinander vorbei arbeiten. Sie müssen stets über die Aufgaben und Schritte der Kollegen im Bilde sein.
    Gibt es einen wichtigen Versand an potenzielle Neukunden? Welche Leads haben die Kolleginnen und Kollegen bereits angesprochen? Gibt es einen neuen Stand beim Bestandskunden?

  3. In Krisenzeiten sind die Budget-Gürtel der Einkäufer noch enger geschnallt als sonst; nicht dringend notwendige Käufe haben geringe Priorität. Um den Kunden zu überzeugen, muss man ihnen genauestens aufzeigen, wie man ihnen mit dem Angebot in der Krise hilft – und die Notwendigkeit des Produkts sind nicht immer die Top-Leistungen aus dem Pitching-Leitfaden. Getreu dem Motto serve first, then sell rückt vielmehr der Service-Charakter in den Vordergrund. Unternehmen müssen hierfür einen detaillierten Leitfaden für ihre Mitarbeiter aufstellen, welche Anpassungen aufgrund der Krise vorgenommen werden. Dieser beinhaltet etwa temporäre Angebote, eine Verlängerung der Zahlungsfrist oder ein kostenloses Upgrade des Abonnements. Das Letzte, was Vertriebsmitarbeiter vermitteln dürfen ist, dass sie immer noch ihre Quote erreichen und ihre Provision einstreichen wollen. Viele haben dies bereits verstanden. Denn in einer Pipedrive-Umfrage (durchgeführt unter 1.424 Vertriebs- und Marketingfachleuten), gaben 62 Prozent der Befragten an, dass sie ihre Angebote geändert oder modifiziert haben, um den neuen Kundenbedürfnissen während der Krise gerecht zu werden.

  4. In der Krise gilt es endlich ehrlich zu überprüfen: Sind meine digitalen Tools und Vertriebssoftware wirkliche Helfer – oder eher ein Klotz am Bein? Und wie kann ich meine Software möglichst effizienzsteigernd nutzen? Beispielsweise sollte jede geeignete Vertriebssoftware die folgenden Punkte erfüllen: der schnelle Zugriff auf Kundeninformationen; die vollständige Pflege von eben jenen Kundendaten; eine Übersicht wann und mit welchem Ergebnis mit dem Kunden interagiert wurde, etwa welche Produkte er gekauft hat. Wann läuft der Vertrag aus? Des Weiteren sollten Vertriebstools die Verknüpfung von Sales- und Marketingaktivitäten ermöglichen. Gerade in Krisenzeiten sollte Vertriebssoftware kein reines Management-Tool für die Team-Leiter darstellen, sondern den Mitarbeitern schnell unter die Arme greifen und beim Verkaufen unterstützen. Erfüllt die Software eine dieser Faktoren nicht, ist es Zeit, die Sinnhaftigkeit ihrer Nutzung zu hinterfragen.


Über den Autor 

Sergei Anikin ist Chief Technology Officer des Unternehmens Pipedrive, einem der führenden Entwickler und Anbieter von CRM-Software für den Vertrieb. Er verfügt über große Erfahrung im Aufbau und Management von digitalen Teams und koordiniert Pipedrives, auf neun verschiedene Standorte weltweit, verteilte Tech-Teams. Er ist Verfechter sogenannter self-organizing-Teams, also stark eigenständig arbeitenden Teams. Zuvor arbeitete er in Führungspositionen für Unternehmen wie die Swedbank, Microsoft und Skype.

 

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