Ratgeber

Die 5 häufigsten Fehlerquellen vor und beim Akquise-Start

von Isabel Stühler26.06.2017
(c) Thinkstock/SIphotography
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Im so wichtigen Akquise-Prozess schleichen sich in vielen Vertriebsstrukturen oft die gleichen Fehler ein. Welche das sind und wie Sie vorgehen sollten, um Standardfehlern vorzubeugen.

von Isabel Stühler

Die vorhandenen Vertriebsprobleme haben häufig den gleichen Ursprung. Das ist mir in meinen Workshops sowie bei der Analyse der Vertriebsstrukturen in den unterschiedlichsten Unternehmen bewusst geworden. Der nun beginnende Prozess, ist auch fast immer identisch: Auf ein Problem folgt leider das nächste. Hier meine Beobachtungen:  

1. Mit der Akquise wird zu spät begonnen

Und das meistens dann, wenn der Druck schon sehr hoch ist, weil die Umsatzzahlen nicht mehr stimmen. Das wiederum hat zur Folge:

2. Es fehlt die Zeit, sich mit der Personalsuche zu befassen

Ich erlebe es immer wieder, dass meine Kunden sich darüber beklagen, wie schwer es heutzutage ist, engagierte und kompetente Mitarbeiter für die Vertriebsbereiche zu finden. Aus dieser Situation heraus, erfolgt(e) dann häufig dieser Fehler:

3. Mitarbeiter, die für andere Bereiche zuständig sind, erhalten plötzlich den Auftrag: „Machen Sie bitte mal ein bisschen Akquise“.  

Meistens handelt es sich dann dabei ja um die typische, telefonische Kalt-Akquise, die sogar vielen Vertriebskollegen einfach nicht liegt. Mitarbeiter, die jetzt auf einmal neben ihrer eigentlichen Arbeit, wie z. B. Auftragsannahme, plötzlich telefonische Kalt-Akquise machen sollen, fühlen sich mit ihrer neuen Aufgabe häufig überfordert und vor allem auch unwohl. Hier die Gründe, warum dies so ist:

4. Mangelndes Verständnis und fehlende Einarbeitung 

Ich erlebe es in meinen Workshops leider häufig, dass Abteilungsleiter, aber auch Geschäftsführer, sich nicht optimal in ihre Mitarbeiter hineinversetzen (können) - z.B. fehlt es an Verständnis, warum jetzt eine Mitarbeiterin, die ihren Job am Empfang perfekt beherrscht und eine ausgezeichnete Arbeit liefert, nicht gleichzeitig auch erfolgreich telefonische Akquise betreiben kann und dies auch nicht möchte. Denn: Es ist für viele etwas ganz was anderes, mit Menschen schnell ins Gespräch zu kommen und eine angenehme Atmosphäre zu schaffen, wenn diese einem gegenüberstehen, oder aber, ob ich das erste Gespräch mit jemandem führen muss, den ich nicht sehen kann.

Der Rahmen muss stimmen

Man kann auch nicht von seinen Mitarbeitern erwarten, dass Sie von jetzt auf gleich erfolgreich Kalt-Akquise betreiben, wenn zuvor keine kompetente Einweisung oder ein Workshop durchgeführt wurde - doch leider ist dies meist der Fall. Das Resultat: Mitarbeiter, die zuvor hochmotiviert waren, sind jetzt frustriert, da sie

  • durch die Doppelbelastung zeitlich an ihre Grenzen kommen,
  • eine Aufgabe ausführen sollen, die Ihnen nicht liegt (und für welche sie auch nicht eingestellt wurden) oder
  • enttäuscht sind, dass ihre Arbeit trotz Bemühungen nicht den gewünschten Erfolg mit sich bringt; und dies kann an folgenden Punkten liegen:

5. Die Grundvoraussetzungen stimmen nicht

Selbst, wenn eine Mitarbeiterin oder ein Mitarbeiter versucht, die neue Aufgabe erfolgreich zu meistern, scheitert es meistens daran, dass die Akquisearbeiten zum Bespiel in einem Büro mit zwei und mehr Kollegen ausgeführt wird und dadurch der Geräuschpegel viel zu hoch ist. Meist wird dann auch noch ohne Headset telefoniert, was bei den Gesprächspartnern einfach keinen professionellen Eindruck hinterlässt.

Hinzu kommt die Einstellung von den Vorgesetzten: „Machen Sie die Akquise bitte nebenbei.“

Das kann nicht funktionieren! Wie soll man nebenbei Akquise betreiben? Ich sage nicht, dass man diese Aufgaben in Vollzeit ausführen muss, um Erfolg zu haben. Es können auch schon 5 Stunden in der Woche dafür ausreichend sein, aber man sollte dies konsequent betreiben und nicht mal hier 10 Minuten für einen Anruf und dann werden mal wieder da 20 Minuten eingeschoben.

Die Must-haves in der Akquise

Um von Anfang an die Erfolgschancen zu erhöhen, sollten folgende Punkte berücksichtigt werden:

1. Auch wenn die Umsatzzahlen stimmen, sollte das Thema Neukunden-Akquise präsent sein und konsequent durchgeführt werden.

2. Sollte neues Personal benötigt werden - unbedingt rechtzeitig mit der Personalsuche beginnen oder vorab in einem Teammeeting die bereits vorhandenen Mitarbeiter mit einbeziehen. Vielleicht ist ja jemand dabei, der Interesse an neuen Aufgaben hat?

3. Kein Mitarbeiter, dem Vertriebsaufgaben wirklich liegen, sollte hierzu einfach „beauftragt“ werden. Entweder man hat das Faible dazu oder man hat es nicht und das sollte auch so akzeptiert werden. Ein Einkäufer wird ja auch nicht einfach mal eben in die Buchhaltung beordert.

4. Sollte ein externe Trainerin oder ein externer Trainer für eine Vertriebsschulung benötigt werden, ist es wichtig darauf zu achten, dass dieser nicht nach Schema F arbeitet und vorgefertigte Telefonleitfäden verteilt. Nur ein individuelles Konzept kann für die Teilnehmer wirklich eine Unterstützung sein.

5. Die Rahmenbedingungen müssen stimmen. Damit meine ich, dass unter anderem für die Kalt-Akquise und die telefonische Kundenpflege am besten ein Einzelbüro zur Verfügung gestellt werden sollte oder aber im Home-Office gearbeitet werden kann. Ist dies nicht möglich, sollten alle Kollegen und Vorgesetzen Verständnis dafür haben, dass während eines Telefonates wirklich Ruhe herrscht  und dass nicht nebenbei der Schredder läuft oder mit Zeichensprache dem Vertriebsinnendienst parallel etwas signalisiert wird.

Ich bin davon überzeugt, dass die Berücksichtigung dieser Schritte auch zu einem angenehmeren Arbeitsklima führt. Und das Wichtigste: Der Vertrieb ist wieder in eine positive Richtung gelenkt.

Alle Schritte, die bei der Akquise vom ersten Anruf bis hin zur Terminvereinbarung berücksichtigt werden sollten, können Sie in meiner Artikelserie „Kalt-Akquise ist so spannend wie ein Krimi“ in Teil 1-3 nachlesen. Wie entscheidend die Trennung von Vertriebsinnendienst und Vertriebsaußendienst ist und wie wichtig ein guter Service und die Stammkundenpflege sind, können Sie in den Teilen 4-5 nachlesen. Alle Teile sind einsehbar unter:
http://www.proeta-w.de/artikelserie-wie-ein-krimi/

 

Über die Autorin:


(c) Isabel Stühler

„Kalt-Akquise - so spannend wie ein Krimi!“

Das sagt Isabel Stühler. Nachdem sie viele Jahre in Festanstellung im Vertrieb für einige Unternehmen gearbeitet hatte, gründete Frau Stühler im Mai 2015 ihr Einzelunternehmen Pro. eta. & Workshops. Unter anderem baut sie nun für mehrere Start-Up-Unternehmen parallel den Vertrieb auf und dies alles ausschließlich durch telefonische Kaltakquise. Des Weiteren hält Frau Stühler Vorträge und bietet Workshops für den Vertrieb an. Hierbei verzichtet sie auf Powerpoint-Präsentationen und Telefonleitfäden. Der Fokus liegt auf dem gemeinsamen Herausarbeiten sämtlicher Unternehmensvorteile. Eine weitere Kernkompetenz: Das Analysieren und Optimieren von Vertriebsstrukturen.

von Isabel Stühler

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