Ratgeber

Erfolg auf Messen - der große Tag

Von David Selbach und Olaf Wittrock27.01.2015
Messeimpression, Foto: Helios Media GmbH
Messeimpression, Foto: Helios Media GmbH

Messe-Auftritte gehören für Vertriebsorganisationen zu den Höhepunkten des Jahres. Entsprechend professionell sollten sie organisiert sein. In unserer Serie beleuchten wir die drei wichtigsten Phasen der Messeorganisation: Vorbereitung (Folge 1), Durchführung (Folge 2) und Nachbereitung (Folge 3). Messen dauern in der Regel nur ein paar Tage, doch sie können über den Vertriebserfolg eines ganzen Jahres entscheiden. Keine andere Veranstaltung bringt Unternehmen in so kurzer Zeit mit so vielen potenziellen Kunden zusammen. Damit der Auftritt sich auszahlt, sind drei Faktoren entscheidend: Motivation und Schulung des Personals, gekonnte Gesprächsführung und Aktionen, die möglichst viele Besucher an den Stand locken. Was sich wann am Messestand abspielt.

Von David Selbach und Olaf Wittrock

 

8 Uhr: Morgenandacht

Eine Stunde vor Messebeginn ist es Zeit für eine tägliche Stehkonferenz – mit allen eigenen Mitarbeitern und externen Service-Kräften. Teilnehmen sollten ausnahmslos alle, die den Tag über am Stand zu tun haben. Die Moderation ist Chefsache.

Das Team startet mit gemeinsamen Lockerungsübungen vor dem anstrengenden Tag. Dann folgt der Informationsblock: Der Standleiter, meist der Geschäftsführer oder Vertriebschef, weist auf besondere Ereignisse im Tagesablauf hin und stellt die wichtigsten Gäste vor, die zu erwarten sind. Dann werden alle Mitarbeiter noch einmal auf die Messeziele eingeschworen – und das möglichst konkret („15 Prozent mehr Umsatz!“). Schließlich ist noch Zeit für Kritik: Was ist am Tag davor gut gelungen, was hat nicht funktioniert? Und gibt es Verbesserungsvorschläge?

Tipp: Legen Sie der Mannschaft schon am ersten Tag im Hotel einen Willkommensbrief aufs Zimmer, mit einem Dank für das folgende Engagement.

 

11 Uhr: Präsentation

Wie lockt man Besucher an den Messestand? Mit einer überraschenden und emotionalen Inszenierung. Fünf Erfolgsbausteine für Messebau und Mitarbeiter:

1. Produkt vorzeigen

Wer etwas verkaufen will – und darum geht es den meisten Austellern auf Messen – der zeigt, was er hat. Ob man nun echte Produkte mitbringt, Attrappen oder bloß Modelle, ist dabei gar nicht so entscheidend. Wichtiger: Das Teil, auf das es ankommt, steht im Mittelpunkt. Etwa als Blickfang in einer zentralen Vitrine oder bei regelmäßigen Live-Präsentationen.


2. Spielen lassen

Messen sind dazu da, Dinge in die Hand zu nehmen und auszuprobieren. Statt einer langweiligen Erklärtafel eignet sich deshalb ein kleines Spiel viel besser, um den technischen Nutzen der eigenen Produkte zu verdeutlichen. Also: Testparcours für Bremsen installieren statt bloß ein TÜV-Zertifikat aufzuhängen.


3. Gastgeber sein

Besucher, die sich für den Stand interessieren, sollten sofort angesprochen werden. Und das nie mit einem defensiven „Kann ich Ihnen helfen?“, sondern stets mit einer Eisbrecher-Frage wie: „Ich sehe, Sie interessieren sich für unsere Neuheit. Darf ich sie Ihnen kurz zeigen?“ Wer darauf eingeht, wird vom Empfangsmitarbeiter oder der Hostess zum Experten gebracht.


4. Prospekte sparen

Wer sich selbst und den Besuchern lästige Schlepperei ersparen will, verzichtet auf Prospektständer voller Kataloge. Stattdessen tun es auch knappe Datenblätter mit Kontaktdaten für weitere Informationen. Noch besser: Man versendet Material auf Anfrage per Mail. So gewinnt man gleich noch einen Kunden-Kontakt für späteres Nachfassen.


5. Sitzecke einrichten

Wartezeiten lassen sich auch bei perfekter Organisation nicht vermeiden. Kommt ein Interessent, für den gerade niemand Zeit hat, dann bieten Sie einen Hocker, Stuhl oder Sessel an – und einen Kaffee. Auch das gehört zur guten Gastfreundschaft.

 

17 Uhr: Party

Eine Feier vor Messeschluss ist eine willkommene Abwechslung für die Mannschaft – und eine hervorragende Plattform, um sich ein Bild von der Stimmung unter den Besuchern zu machen. Profis nutzen die Gelegenheit zum Smalltalk über den Markt und die Konkurrenz und hören heraus, wie der eigene Stand ankommt. Wichtig: Die Party muss den eigenen Mitarbeitern Spaß machen, denn ein zufriedenes Team wirkt als Sympathie-Botschafter für das ganze Unternehmen.

Tipp: Verraten Sie erst kurz vorher, wann die Party steigt – und laden Sie eine ausgewählte Gästeschar ein. So wird die Veranstaltung noch reizvoller.

 

Das Konzept

Eine Standparty braucht nicht viel: Musik, Häppchen und ein paar Drinks reichen aus, um den Stand in eine Feierzone zu verwandeln. Weil die Besucher in der Regel müde Beine haben, sollten allerdings ein paar Sitzgelegenheiten dazukommen. Und: Räumen Sie Exponate nicht weg, sondern lassen Sie den Stand weitgehend unverändert.


Die Kosten

Der Kostenrahmen für eine Standparty ist überschaubar. Die meisten Messen haben Hauscaterer, die die Verpflegung der Gäste zu üblichen Preisen übernehmen. Klären sollte man, wie lang die Gäste bleiben können – und was es kostet, wenn der Veranstalter die Halle länger offen hält.


Die Alternativen

Geschäftspartner kann man alternativ zum Kundenabend einladen. Ideal ist, das Ganze an eine Produktvorführung oder Fachveranstaltung zu koppeln. Die Organisation überlässt man Event-Profis. Oder: Sitzt die Firma in der Nähe, kann eine Betriebsbesichtigung während der Messe Sinn ergeben. Wichtig: Kandidaten rechtzeitig einladen!

Von David Selbach und Olaf Wittrock

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