Ratgeber

Erfolg auf Messen – Der Countdown

Von David Selbach und Olaf Wittrock27.06.2014
Messe-Countdown; Grafik: Helios Media
Messe-Countdown; Grafik: Helios Media

Wer seine Messebeteiligung strategisch planen will, beginnt schon lange vor dem Messetermin mit der Planung. Nur wer rechtzeitig anfängt, sichert sich Standplätze, Party-Locations und Aufmerksamkeit. Wann welche Entscheidungen anstehen – die Vorbereitung in neun Steps.

Von David Selbach und Olaf Wittrock

 

12 Monate bis zum Auftritt: Standort wählen

Spätestens zu Messeschluss ist es Zeit, den eigenen Standort kritisch zu hinterfragen und anhand der Hallenpläne des Veranstalters darüber nachzudenken, wo man beim nächsten Mal seine Bühne aufbauen will. Denn es geht hier nicht anders zu als im Theater oder auf dem Wochenmarkt: Die Preise innerhalb der Messehalle unterscheiden sich kaum, Sicht und Aufmerksamkeit sind aber stark davon abhängig, wo man steht. Entsprechend schnell sind die besten Plätze reserviert. Wer schnell genug ist und klug verhandelt – etwa für mehrere Jahre hintereinander bucht – steigt auf.

 

11 Monate bis zum Auftritt: Standkonzept planen

Ist der Standort klar, geht es ans inhaltliche Standkonzept. Denn Gestaltung und Architektur folgen stets Lage, Größe und Schnitt des gewählten Platzes. Ist klar, was eigentlich gezeigt werden soll und steht das Budget, lässt sich die Ausschreibung für Standbauer starten. Dabei sollten auch Dienstleister des Veranstalters Berücksichtigung finden. Die sind oft nicht nur preiswert, sondern kennen auch die Örtlichkeiten besonders gut.

 

9 Monate bis zum Auftritt: Mannschaft bestimmen

Die Zeiten, in denen Messen noch als besserer Betriebsausflug galten, sind vorbei – inzwischen müssen Messeteams effizient und effektiv arbeiten. Das ist eine Aufgabe, die eine gute Kondition erfordert, und natürlich ein Gespür für die richtige Ansprache des Standpublikums. Wer frühzeitig die richtigen Mitarbeiter für diesen Job identifiziert, entgeht nicht nur Debatten um Terminkollisionen und Urlaubspläne. Er kann sie auch gezielt vorbereiten, und möglicherweise noch mal schulen.

 

8 Monate bis zum Auftritt: Versicherungen prüfen

Bevor Hektik aufkommt, ist ein Blick in die wichtigsten Firmenpolicen sinnvoll, sowie in die Allgemeinen Geschäftsbedingungen der Messe, in denen steht, welche Versicherungspflichten Aussteller haben. Sind Mitarbeiter, Stand, Transport und Exponate ausreichend versichert? Wer Zweifel hat, fragt beim Veranstalter nach – die kennen sich auch damit aus.

 

6 Monate bis zum Auftritt: Reisen und Hotels buchen

Messestädte sind während der Großveranstaltungen oft überlaufen, Hotelzimmer schwer zu bekommen und extrem teuer. Wer nicht zu den Stammgästen zählt, in die Nachbarstadt oder aufs Land ausweichen will (was sich durchaus rechnen kann!), muss also frühzeitig buchen. Auch die Anreise sollte man jetzt planen, Flüge und Bahntickets reservieren.

 

5 Monate bis zum Auftritt: Party planen

Eine Feier am Abend nach Messeschluss ist eine ideale Möglichkeit, um die eigenen Mitarbeiter für die Anstrengungen zu belohnen und Kunden zu binden. Nur braucht es dafür den passenden Ort – und die besten Bars und Säle sind zur Messezeit erfahrungsgemäß fast genauso schnell ausgebucht wie die Hotels. Höchste Zeit, sich einen freien Termin zu sichern.

 

3 Monate bis zum Auftritt: Pressearbeit machen

Fachmagazine, die monatlich erscheinen, planen spätestens jetzt ihre Messe-Sonderseiten. Wer dort auftauchen will, informiert Redakteure per Rundruf oder E-Mail. Auch Beiträge zu Kongressen, die parallel zur Messe laufen, sollte man jetzt anbieten und vorbereiten. Und: Spätestens jetzt startet auch die Gestaltung der Prospekte und des Materials, das sonst noch vor Ort ausliegen soll. Werden Visitenkarten knapp? Nachdrucken!

 

1 Monat bis zum Auftritt: Kunden einladen

Spätestens vier Wochen vor Messebeginn gehen die ersten Einladungen an Kunden raus, zwei Wochen danach folgt noch mal eine Erinnerung – und für die wichtigsten Geschäftspartner das Angebot, ein kostenloses Eintrittsticket zu besorgen.

 

1 Tag bis zum Auftritt: Der letzte Check

Am Abend vor Messebeginn nimmt man den Stand vom Aufbau-Team ab, verlangt im Notfall letzte Umbauten und Reparaturen. Wichtig ist auch die Bestandsaufnahme: Sind alle Unterlagen vor Ort? Funktionieren die Exponate? Und läuft die IT?

 

Messe-Auftritte gehören für Vertriebsorganisationen zu den Höhepunkten des Jahres. Entsprechend professionell sollten sie organisiert sein. In unserer Serie beleuchten wir die drei wichtigsten Phasen der Messeorganisation: Vorbereitung (Teil 1), Durchführung (Teil 2) und Nachbereitung (Teil 3).

Von David Selbach und Olaf Wittrock

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