Ratgeber

Wie Sie Aufgaben richtig delegieren

von Saleh Amiralai06.03.2018
(c) Thinkstock/YurolaitsAlbert
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Vertriebsleiter müssen täglich entscheiden, welche Aufgaben sie machen und welche Aufgaben sie weitergeben. Wie Sie diesen Prozesse verbessern können.

von Saleh Amiralai

So richtig einfach ist die Sache mit dem „Abgeben“ ja nicht. Schauen wir in die Arbeitswelt, sehen wir, dass auch viele Führungskräfte ihre Probleme haben, wenn es darum geht Projekte zu verteilen. Delegieren von Aufgaben ist nicht einfach. Warum ist das so?

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Warum Delegieren von Aufgaben so schwierig ist

Erkennen Sie sich vielleicht in einem der folgenden Punkte wieder?

  1. Zeit & Aufwand
    Es dauert zu lange und ist zu aufwendig, jemand anderem die Aufgabe zu erklären. Mit der Beschreibung der zu delegierenden Arbeit ist es aber ja noch nicht getan. Da müssen Rückfragen beantwortet und das Endergebnis kontrolliert werde. Ach, in der Zeit haben Sie das auch schnell selbst gemacht.
     
  2. Angst vor mangelhafter Ausführung
    Sie sind seit einer ganzen Weile mit der Aufgabe vertraut und machen diese am Besten. Oder gehen Sie sogar noch weiter und sagen: Niemand macht das so gut wie ich. Ein ziemlich eitler Gedanke, meinen Sie nicht auch?
     
  3. Angst, überflüssig zu sein oder Schwäche zu zeigen
    Vielleicht sind Sie der Meinung, Ihre Kollegen werden denken, Sie geben Aufgaben ab, weil Sie nicht wissen, wie sie erledigt werden müssen. Oder haben Sie das Gefühl überflüssig zu werden, nur weil Sie nicht alles selbst tun?
     
  4. Niemand meldet sich freiwillig
    Wenn Sie meinen, deine Kollegen werden sich freiwillig melden, um Ihnen all Ihre Arbeit abzunehmen, so ist das (in vielen Unternehmen zumindest) recht weit von der Realität entfernt.
     
  5. Fehlendes Vertrauen
    Hier liegt der eigentliche Knackpunkt: Sie vertrauen Ihren Mitarbeitern zu wenig, um Aufgaben an sie zu delegieren. Außerdem zeugt es auch nicht gerade von viel Vertrauen in Sie selbst als Führungskraft oder Manager, wenn Sie nicht wissen, wie Sie die besten Fähigkeiten in Ihren Kollegen zum Vorschein bringen können.
     

Warum Delegieren von Aufgaben so wichtig ist

Wie Sie sehen – Es scheint einige Gründe zu geben, um nicht zu delegieren. Die Vorteile, die es aber hat, wenn man es denn richtig macht, heben all diese „Ausreden“ auf.  

Sie schaffen sich endlich Raum für das Wesentliche und haben Sie einmal einem Kollegen eine Aufgabe gründlich erklärt, spart Ihnen das auf lange Sicht so einiges an Zeit ein. Außerdem: Zwei Personen schaffen mehr als eine.  

Ihre Mitarbeiter bekommen die Chance sich weiterzuentwickeln, wenn Sie Ihnen das Vertrauen schenken und eine Aufgabe an sie delegieren. Sie können sich mit neuen Aufgaben vertraut machen, lernen dazu und tragen nun die Verantwortung für das Projekt, das an sie übergeben wurde. Beweisen Sie als Manager, dass Sie Ihren Angestellten etwas zutrauen und für Sie da sind, wenn es Fragen gibt.

Die Mitarbeiterzufriedenheit steigt, was wiederum die Fluktuationsrate senkt, die Produktivität erhöht und Ihnen sogar mehr Umsatz einbringt.

Aber: Nichts funktioniert ohne Kommunikation und Vertrauen. Beim Delegieren geht es nicht darum, dass Sie Ihren Mitarbeitern fix mal einen Post-It an den Monitor hängen und dann ab nach Hause verschwinden. Delegieren muss erlernt sein!

Wann man Aufgaben delegieren sollte   

Zu wissen, wann delegieren angebracht ist und wann nicht, ist gar nicht so einfach und das Ziel sollte nicht sein, dass Sie am Ende so ganz ohne Arbeit da sitzen.

Stellen Sie sich folgende Fragen:

  1. Gibt es überhaupt jemanden, der die Aufgabe erledigen kann?
    Zum Beispiel das Managen von Projekten, die Mitarbeiterführung oder das Einstellen neuer Kollegen – in vielen Unternehmen ist das Chefsache.
  2. Haben Sie überhaupt die Kenntnisse für die Aufgabe? Wenn nicht, dann ist sie ein Kandidat zum Delegieren.
  3. Kann Ihr Team durch das Delegieren eines Projekts gefördert werden? Gibt es zum Beispiel etwas, dass wöchentlich anfällt und Ihnen eine Menge Zeit raubt? Schaffen Sie sich Freiräume, in dem Sie einen Mitarbeiter schulen.

Wer kennt es nicht: Nicht alles gelingt im ersten Anlauf. Überlegen Sie sich, bevor Sie eine Aufgabe abgeben, ob Sie unter Umständen etwas Zeit für Nacharbeiten aufbringen können und welche Effekte es hätte, würde dem Kollegen nicht alles beim Erledigen gleich auf Anhieb gelingen.

Wie man Aufgaben richtig delegiert

Folgen Sie den Schritten unserer Infografik, befinden Sie sich schon einmal auf dem richtigen Weg.

(c) Hirnplus

Zuallererst muss natürlich Ihre Einstellung zum Thema Delegieren stimmen. Haben Sie Vertrauen in Ihr Team und verfallen Sie nicht in Mikromanagement. Finden Sie die Balance zwischen „Überblick behalten“ und „Freiheiten lassen“. Sie legen fest, über welche Meilensteine Sie informiert werden möchten und können zwischendurch sicherstellen, dass alles nach Plan verläuft. Am Ende eines Projektes festzustellen, dass man irgendwo am Anfang eine falsche Abbiegung nahm, kann ziemlich unmotivierend sein und sollte vermieden werden. Die letztendliche Verantwortung liegt bei Ihnen.

Überlegen Sie sich genau, wer die perfekte Person für die Aufgabe ist, die Sie abgeben möchten. Hat vielleicht einer Ihrer Kollegen, die Arbeit zuvor bereits verrichtet? Möchte sich vielleicht jemand in genau diese Richtung weiterentwickeln?

Einer der wichtigsten Schritte ist aber wohl die klare Definition Ihrer Erwartungen. Das „Was“ und „Bis wann“ muss klar sein, das „Wie“ kann ruhig offen bleiben. Erst einmal spielt es weniger eine Rolle, wie der Mitarbeiter zum Ziel kommt. Sie stehen für Rückfragen und für Unterstützung immer zur Verfügung und Ihr Angestellter sollte wissen, dass er oder sie nicht allein im Regen stehen gelassen wird. Konnte das Projekt oder die Aufgabe erfolgreich vollendet werden, vergessen Sie nicht, positives Feedback zu geben.

Delegieren als Balanceakt

Delegieren von Aufgaben ist immer ein Balanceakt. Sie wollen den Überblick behalten aber nicht zum Mikromanager mutieren. Die klare Definition von Anforderungen und eine gute Kommunikation sind Schlüssel zum erfolgreichen delegieren.
 
Loslassen fällt mit steigender Erfahrung immer leichter und Sie werden sehen, wie Sie schon bald wieder Zeit für das Wesentliche finden werden. Was sind Ihre Erfahrungen und wie läuft die Verteilung von Aufgaben in Ihrem Unternehmen ab?
 
Über den Autor:
(c) Saleh Amiralai
Dipl.-Ing. Saleh Amiralai ist Führungskräftecoach und Chief Happiness Officer. Schwerpunkt seiner Expertise sind die Themen „Positive Leadership“ und „Mitarbeiterzufriedenheit & Arbeitsglück“. 
 
 
von Saleh Amiralai

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