Gastbeitrag

Agil hin oder her: Investitionsprojekte im Vertrieb richtig planen und umsetzen

Boris Frost21.11.2019
(c) NicoElNino
(c) NicoElNino

Zum Start eines geplanten Vorhabens – sei es die Entwicklung neuer Zielmärkte oder die Einführung eines Customer-Relationship-Management-Systems – ist die Motivation eines Projektteams meist sehr hoch. Doch mit fehlender Struktur und Verbindlichkeit sowie schlechter Koordination und Kommunikation geht die Energie verloren: Das Projektteam verliert den Spaß; keiner möchte sich mehr mit dem Thema identifizieren. Ziele werden diffus, Ressourcen werden nicht richtig verplant oder stehen nicht zur Verfügung.

Ohne eine vernünftige und klar kommunizierte Projektmethodik – und dabei ist es egal, ob sie agile Methoden oder klassische Projekttools anwenden – werden Sie Ihre Projekte nicht in der vorgegebenen Zeit realisieren, oder jedenfalls mehr Geld in die Hand nehmen müssen.

Projektziele punktgenau realisieren

Damit Sie Ihre Projektziele punktgenau realisieren können, empfehlen wir Ihnen, Ihre Projektmethodik an den folgenden fünf Schritten auszurichten:

  • Schritt 1: Überprüfen Sie die Zielsetzung Ihrer Projekte.
  • Schritt 2: Stellen Sie fest, in welcher Phase sich Ihre aktuellen Projekte befinden und welche Projektdokumente Sie tatsächlich benötigen.
  • Schritt 3: Überlegen Sie, wie viel Aufwand Sie wirklich in die Projektsicherung stecken müssen.
  • Schritt 4: Kontrollieren Sie, welche personelle Besetzung notwendig ist.
  • Schritt 5: Stellen Sie – für mehr Motivation und Akzeptanz im Unternehmen – eine gute Projektkommunikation sicher.

Schritt 1: Überprüfen Sie die Zielsetzung Ihrer Projekte

Definieren Sie die Ziele Ihres Vorhabens so, dass alle Projektbeteiligten sie verstehen. Beschreiben Sie insbesondere auch, was nicht Bestandteil Ihres Projekts ist.

Der wichtigste Schlüssel zum Projekterfolg ist, dass alle Beteiligten die Sinnhaftigkeit der Projektziele persönlich beschreiben können. Am Projektbeginn ist der persönliche Dialog eine Notwendigkeit.

Geht es beispielsweise um die Entwicklung neuer Zielmärkte, so ist es besonders wichtig, dass alle Beteiligten die konkreten Maßnahmen gemeinsam entwickeln und folgende Fragen klären:

  • Wer ist für die Positionierung des Produktes oder der Dienstleistung im Markt verantwortlich?
  • Wer erstellt die konkreten Zielfirmen- und Entscheiderprofile?
  • Sehr wichtig: Bis wann müssen die jeweiligen Ergebnisse geliefert werden?

Schritt 2: Stellen Sie fest, in welcher Phase sich Ihre aktuellen Projekte befinden und welche Projektdokumente Sie benötigen

Für die Projektinitiierung und -planung muss Folgendes definiert werden:

  • die für die Umsetzung eingeplante Zeit
  • das notwendige Projektbudget
  • die zu realisierenden qualitativen Projektaspekte

Am Ende der ersten Phase ist das Projektteam festgelegt und die Ressourcen geprüft und freigegeben. Mögliche Risiken wurden bewertet, die notwendigen Projektdokumente sind allen Teilnehmern bekannt. Die zentralen Projektdokumente sind:

  • Projektauftrag bzw. Teilprojektauftrag
  • Agenda und Protokoll
  • Projektplanung
  • Projektstatusbericht und Änderungsantrag

Die nächste Phase ist die Projektdurchführung. Hier wird lediglich das umgesetzt, was in der Planung verabschiedet wurde. Wird beispielsweise ein CRM-System eingeführt, so ist mit dem Projektteam gemeinsam festzulegen, in welche Teilaspekte das Thema inhaltlich „filetierbar“ ist. Teilprojekte könnten zum Beispiel CRM-Funktionen, Adressdaten, Schnittstellen oder Analysen und Auswertungen beinhalten. Zuletzt folgt der Projektabschluss.

Sollten Sie an mehreren Themen oder Projekten parallel arbeiten, dann sollten Sie über ein Multiprojektmanagement nachdenken. Das klingt kompliziert, ist aber ganz einfach. Erstellen Sie eine Übersicht Ihrer Projektthemen mit der jeweiligen Projektphase und überlegen Sie nach einem Ampelsystem, welches Ihrer Projekte den Status Rot, Gelb oder Grün erhält.

Für die Gewichtung des Projektstatus werden die Ressourcen Zeit, Budget und Umfang immer die Grundlage bilden. Immer dann, wenn die Verantwortung für ein Projekt im Vertrieb liegt, sollte bei der Priorisierung, neben der Relevanz der eigenen unternehmerischen Sicht, der Kundennutzen bzw. die Zielgruppe die entscheidende Rolle spielen. In agilen Projekten ist hier der Product Owner die entscheidende Schnittstelle, die Sie – falls Sie es nicht selbst sind – einbeziehen sollten.

Schritt 3: Überlegen Sie, wie viel Aufwand Sie wirklich in die Projektsicherung stecken müssen

Wie viele Meetings – und mit welchen Personen – sind für die Projektsicherung tatsächlich notwendig? Am Anfang eines Projekts ist es meist sinnvoller, einen Serientermin mit kurzen Intervallen einzuplanen. Sobald das Projekt angenommen ist, reicht auch ein Jour fixe alle vierzehn Tage. Für diesen gilt:

  • Sind Engpässe zu erwarten oder zu erkennen?
  • Ist eine fachliche Unterstützung notwendig?
  • Keine Diskussion über Teilaspekte oder Fachfragen!

Ein Statusbericht für den Auftraggeber muss kontinuierlich vom Projektleiter für das Gesamtprojekt erstellt werden. Sämtliche Projektsitzungen müssen in einem Protokoll dokumentiert werden und dienen so der Projektdokumentation, die für den Projektabschluss notwendig ist.

Schritt 4: Kontrollieren Sie, welche personelle Besetzung notwendig ist

Die personelle Besetzung ist die zentrale Säule Ihres Projekts. Hier geht es um benötigte Ressourcen, Aufgaben, Verantwortungen und Kompetenzen. Welche Rollen werden von den Projektmitarbeitern eingenommen – wer ist Auftraggeber, Projektleiter, Teilprojektleiter?

Die Rollenklarheit der Beteiligten im Projekt und deren Abgrenzung zu anderen Rollen im Unternehmen ist eine der wichtigsten Voraussetzungen für ein erfolgreiches Projekt – besonders dann, wenn es parallel sowohl agile als auch klassische Rollendefinitionen im Unternehmen gibt.

Schritt 5: Stellen Sie eine gute Projektkommunikation sicher

Eine gute Projektkommunikation erhöht die Akzeptanz Ihres Vorhabens. Nutzen Sie verschiedene Kanäle – beispielsweise das Intranet, die interne Unternehmenszeitung oder einen internen E-Mail-Verteiler – und berichten sie über bereits erreichte Meilensteine.

Wir wünschen Ihnen eine erfolgreiche Umsetzung Ihrer Vorhaben.


Über den Autor:

Boris Frost ist Gründer der B2B Vertriebsstrategie und Vertriebsexperte mit den Schwerpunkten Vertriebsstrategie, Neukundengewinnung in neuen Märkten und Vertriebssteuerung sowie Change- und Projektmanagement.

Seit mehr als 25 Jahren ist Boris Frost in den Bereichen Vertrieb und Vertriebssteuerung sowie im Change-Management für seine Kunden als Spezialist tätig. Nach seinem Ingenieurstudium (FH) für Druck und Medien war er zunächst für einen der marktführenden Druckmaschinenhersteller im F&E-Bereich tätig. Anschließend wurde er Prokurist für ein mittelständisches Softwareunternehmen (CRM – ERP – REWE) und verantwortete die Bereiche Vertrieb, Produktentwicklung sowie die Projektierung. Nach seiner Tätigkeit als Senior-Consultant in einer Unternehmensberatung war er Leiter der Vertriebssteuerung und CRM in einem internationalen Konzern.

Boris Frost ist Patent-Inhaber des Marketing-Management-Cockpits, einer Methode zur Steuerung von Marketing- und Vertriebsprozessen nach Kundenwert. Außerdem ist er Fach- und Studienautor. 

Sie erreichen ihn unter: frost@b2bvertriebsstrategie.de

 

 

 

 

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