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5 Tipps für mehr Zeit im Vertrieb

Jeder hätte gern mehr Zeit - aber der Tag hat nur 24 Stunden. Wie Sie Ihre begrenzte Ressource effizient einsetzen.

von Lothar Seiwert

Zeit ist auch und gerade im Vertrieb das wertvollste Gut, das wir besitzen. Zeitmanagement bedeutet aber nicht, noch mehr Aktivitäten in unsere Tage, Stunden und Minuten hineinzupacken, sondern auch unsere Lebenszeit intensiver und bewusster für die schönen Dinge des Lebens zu nutzen, für Genuss und Muße, für Visionen und Erfolg.

Die folgenden fünf Prinzipien helfen Ihnen, Ihr Zeitmanagement in den Griff zu bekommen und sich wieder auf das Wesentliche zu konzentrieren: privat wie beruflich.

1. Die „richtigen“ Prioritäten setzen

Prioritäten zu setzen heißt, darüber zu entscheiden, welche Aufgaben erstrangig, zweitrangig und welche nachrangig zu behandeln sind. Aufgaben mit höchster Priorität müssen zuerst erledigt werden. Oft wird die meiste Zeit mit vielen nebensächlichen Problemen (C) vertan, während wenige lebenswichtige Aufgaben (A) in der Regel zu kurz kommen. Der Schlüssel für ein erfolgreiches Zeitmanagement liegt darin, den geplanten Aktivitäten eine eindeutige Priorität zu verleihen, indem wir sie durch eine A-B-C-Klassifikation in eine Rangordnung bringen:

A-Aufgaben sind die wichtigsten Aufgaben. Sie können von der betreffenden Person nur allein oder im Team verantwortlich durchgeführt werden, sind nicht delegierbar und für den Vertrieb von größtem Wert, zum Beispiel um wieviel Umsatz(potential) geht es hier.

B-Aufgaben sind durchschnittlich wichtige Aufgaben und auch (teilweise) delegierbar.

C-Aufgaben haben im Vertrieb den geringsten Wertanteil, beanspruchen jedoch den größten Anteil an der Menge der Arbeit (Routinearbeit, Papierkram, Lesen, Telefonieren, Ablage, Korrespondenz und andere Verwaltungsarbeiten).

• Aufgaben, die weder wichtig noch dringend sind, sollten überhaupt nicht bearbeitet werden, sondern in den Papierkorb wandern.

2. Planen Sie Ihren Tag und Ihre Woche

Als erster Schritt empfiehlt sich die Planung jedes einzelnen Tages, denn der Tag ist die kleinste und überschaubarste Einheit, in der wir leben. Man kann jeden Tag neu beginnen, wenn ein Tag mal nicht erfolgreich gelaufen ist.

Ein realistischer Tagesplan sollte grundsätzlich nur das enthalten, was Sie an diesem Tag erledigen wollen beziehungsweise auch können! Tun Sie dies unbedingt schriftlich. Über Zeitpläne, die man nur »im Kopf« hat, verliert man den Überblick und sie werden leichter umgeworfen. Schriftliche Zeitpläne bedeuten eine spürbare Arbeitsentlastung des Gedächtnisses. Ein schriftlich fixierter Plan hat den psychologischen Effekt einer Selbstmotivation zur Arbeit. Ihre Aktivitäten bei der Bewältigung des Tagesgeschäftes werden zielorientierter und auf die straffe Befolgung des Tagespensums ausgerichtet.

3. Vorfahrtsregel: Wichtigkeit geht vor Dringlichkeit

Leider herrscht in unserer Gesellschaft der Dringlichkeitswahn. Gerade im Vertrieb will jeder alles immer sofort („asap“ = as soon as possible) – am liebsten schon vorgestern, und wir glauben fälschlicherweise, alles, was eilig ist, zuerst erledigen zu müssen. Dabei ist vieles Dringliche nicht wichtig und vieles Wichtige nicht dringlich. Meist wird der Kunde zuerst bedient, der am lautesten schreit, aber er ist selten der wichtigste. Beugen Sie sich nicht länger dem Diktat der Dringlichkeit und setzen Sie klare Prioritäten, die auf die Vertriebsziele ausgerichtet sind. Nicht jeder Kunde ist (gleich) wichtig, gleichwohl jeder Kunde das Gefühl vermittelt bekommen soll, er oder sie sei der wichtigste Kunde für das gesamte Unternehmen.

Das bekannte Pareto-Prinzip (80:20-Regel) besagt, dass wir oft mit 20 Prozent unserer Kunden bereits 80 Prozent des Umsatzes oder Gewinns erzielen. Konzentrieren Sie sich vornehmlich auf Ihre Pareto-Kunden. 

4. Bewusst Pausen einlegen und für seine Lebens-Balance sorgen

Das Wort „Pause“ hat für viele Menschen einen negativen Beigeschmack, weil sie damit Zeitverschwendung oder sogar Faulenzerei verbinden. Dabei ist die Pause besser als ihr Ruf! Gerade im Vertrieb ist sie ein effektives Mittel, um Stress abzubauen und Kraft zu tanken. Pausen fördern Ihre Arbeitsleistung. Denn in erholtem Zustand arbeiten Sie konzentrierter, genauer, kreativer und damit effizienter. Bestimmen Sie ab jetzt selbst, wann Sie ein paar kurze Ruhephasen einlegen. Zahlreiche Studien belegen, dass bereits ein „Nickerchen“ (Power Napping) von 15 Minuten das Stresslevel senkt und die Leistungsfähigkeit steigert. Das geht auch am Arbeitsplatz: Setzen Sie sich bequem in Ihren Bürostuhl, stellen Sie sich den Handywecker, schließen Sie die Augen und entspannen Sie.

Sorgen Sie für eine ausgewogenen Lebens-Balance, und nehmen Sie sich Zeit nicht nur für Ihren Vertriebs-Job, sondern planen Sie auch Zeit für die anderen Lebensbereiche ein: Körper/Gesundheit, Familie/Kontakte sowie Sinn/Kultur. Machen Sie Termine mit dem wichtigsten Menschen: sich selbst.

5. Bestimmen Sie selbst über Ihre Zeit

Selbstbestimmung hat nichts mit Anarchie oder Auflehnung gegen Ihr Unternehmen zu tun. Ein selbstbestimmter Mensch achtet auf sein Wohlbefinden und berücksichtigt dabei die Bedürfnisse der Menschen, die ihn umgeben.

Selbstbestimmt zu denken und zu handeln ist ein allmählicher Lernprozess, der sich nicht von einem Tag auf den anderen umsetzen lässt. Hinterfragen Sie nach und nach Ihre Lebensgewohnheiten und geben Sie sich etwas Zeit, um zu einer pro-aktiven und eigenverantwortlichen Lebensführung zu finden! Dazu ist es nötig, dass Sie auch ab und zu mal „Nein“ sagen. Viele im Vertrieb haben einen echten „Sprachfehler“: Sie können oder wollen nicht „Nein!“ sagen. Akzeptieren Sie Ihre eigenen Belastungsgrenzen und die von anderen und entscheiden Sie bewusst, ob Sie eine Aufgabe übernehmen möchten oder ob Sie es nicht tun wollen.

Das wichtigste Tool ist zugleich Ihre Königsdisziplin: Ihre persönliche Prioritäten-Liste

Grundregel: First Things First – das Wichtigste zuerst

• Tappen Sie nicht in die Dringlichkeits-Falle.

• Investieren Sie Ihre Kräfte in wichtige Aufgaben.

• Belasten Sie sich nicht mit überflüssigen Aufgaben.

Erfolgreiche Menschen verbringen ihren Tag mit wichtigen Dingen – weniger erfolgreiche verbringen ihren Tag mit dringlichen Dingen.

Die Unterscheidung zwischen wichtig und dringlich ist die Entscheidung zwischen leben und gelebt werden.

 

Über den Autor:

Prof. Dr. Lothar Seiwert, CSP (Certified Speaking Professional) und CSPGlobal, ist seit über 30 Jahren Europas führender Experte für Zeit- und Lebensmanagement. Millionen Menschen weltweit haben ihn in seinen Vorträgen erlebt und sind durch seine Bestseller dazu inspiriert worden, sich auf das Wesentliche zu fokussieren.

Dem Zeitmanagment hat Prof. Dr. Seiwert ein Buch gewidmet und unter dem Titel "Das 1x1 des Zeitmanagement. Zeiteinteilung, Selbstbestimmung, Lebensbalance." veröffentlicht.

von Lothar Seiwert
 

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