Ratgeber

5 Tipps für die perfekte Akquise-Mail

Von Isabel Stühler15.11.2016
(c) Thinkstock/nensuria
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"Kaltakquise ist für mich so spannend wie ein Krimi", sagt Isabel Stühler. In Teil drei ihrer Reihe gibt sie Tipps für die perfekte Mail nach einem Telefonat.

Bei der telefonischen Kaltakquise wird häufig der Schwerpunkt rein auf ein hochwertiges Erst-Gespräch gelegt. Wie entscheidend jedoch die darauf folgende schriftliche Kontaktaufnahme ist - sei es via Email oder per Post -, wird meist unterschätzt. Die Texte werden eben schnell erstellt und man nimmt sich für das Korrigieren eventueller Tipp- und Rechtschreibfehler nur noch wenig Zeit. 

…Hand auf´s Herz, ist das bei Ihnen so der Fall?

Doch ebenso wichtig wie ein kompetentes Erst-Gespräch, ist auch eine kompetente erste schriftliche Kontaktaufnahme. Es kann sogar sein, dass dieser Schritt eine größere Rolle spielen wird. Nämlich dann, wenn der Empfänger Ihre Nachricht intern an einen Kollegen weiterleitet. Bedenken Sie, dass in solch einem Fall, dieser neuen, zusätzlichen Kontaktperson - die ja auch ein Entscheider sein könnte - in dem Moment nur Ihre schriftlichen Unterlagen vorliegen! Da kann das vorherige Gespräch noch so gut gewesen sein, jetzt ist es nicht relevant.

In allen Schritten im Aufbau von neuen Kontakten macht es sich bezahlt, wenn sich diese nur ein klein wenig von der der Konkurrenz unterscheiden. Wie Ihnen das am besten gelingt, hier meine 5 Anregungen:

  1. In der Betreffzeile steht häufig: „Unser Telefonat vom …“. Was halten Sie stattdessen von: „Vorstellung Müller GmbH“ oder von „Vorstellung XXX - Coaching & Prozessbegleitung mit Pferden“? Der Vorteil: Der Firmenname ist „sofort“ im Blickfeld und bleibt dadurch eher im Gedächtnis. Und: Im Falle einer internen Weiterleitung Ihrer Nachricht, wird für die neu hinzugekommenen Kontaktperson von größerer Bedeutung sein, von welcher Firma die Anfrage kommt und um was es geht, als die Angabe, wann das Gespräch stattgefunden hat.
  2. Achten Sie darauf, dass die erste schriftliche Kontaktaufnahme nicht zu lang wird. Erklären Sie kurz, worum es Ihnen geht und stellen Sie die Firma und / oder das Produkt nur im Ansatz vor. Denn: Ziel ist es jetzt, weiter das Interesse und die Neugier der Kontaktperson zu entfachen. Das wird Ihnen eher gelingen, wenn Ihr Text aufgrund der Länge nicht zu abschreckend wirkt. Grund: Bei zu umfangreichen Texten besteht die Gefahr, dass das Bearbeiten Ihre E- Mail immer wieder auf den nächsten Tag verschoben wird, da der erste Gedanke in aller Regel ist: „ ... das ist zu viel Text, dafür habe ich jetzt keine Zeit, werde ich mir später ansehen“.
  3. Verweisen Sie in Ihrer Email, statt langer schriftlicher Erklärungen,  z.B. auf PDF-Anhänge und auf Ihre Homepage. Beispiel: „Einen ersten Einblick erhalten Sie durch die beigefügte Broschüre und über unsere Website www.vertriebsmanager.de
  4. Am Ende einer Email erwähne ich immer noch einmal explizit meine direkten telefonischen Kontaktdaten. Grund: Der Ansprechpartner sieht sofort, welche Handynummer / Büronummer er anwählen müsste, um zügig an weitere Informationen zu gelangen. Außerdem erhält die Nachricht dadurch auch gleich eine persönlichere Note! Wie gefällt Ihnen der folgende Satz? „Über eine persönliche Kontaktaufnahme würde ich mich sehr freuen. Sie erreichen mich unter ….“
  5. Zu der Gestaltung der E-Mail-Signatur: Hier würde ich immer zunächst die eigenen Kontaktdaten vollständig aufführen wie: Name, Titel, Telefonnummer, Mobilnummer, Mailadresse (eventuell noch Skype-Name, falls die Akquise international erfolgt). Im Anschluss daran sollte das Firmenlogo und die Homepage erscheinen, bei kleineren Firmen gegebenenfalls noch der Name der Geschäftsführerin oder des Geschäftsführers.

„Ganz schön zeitaufwendig das ganze“, mögen Sie vielleicht nun denken. Ja, sicherlich, diese Wege mögen anfangs etwas mehr Zeit kosten, aber gerade bei der telefonischen Kaltakquise wird man nur dann langfristig und dauerhaft Erfolg haben, wenn man verinnerlicht hat, dass die Qualität in allen Phasen entscheidend ist und nicht die Quantität!

Um jedoch nicht unnötig Zeit zu verlieren, habe ich in den vergangenen Jahren meine Vorgehensweise immer weiter optimiert. Mit folgenden Abläufen bin ich bislang am erfolgreichsten:  

  1. Das Verwenden von Kürzeln beim Protokollieren der Gespräche:
  • ne I (einmal nicht erreicht)
  • ne II (zweimal nicht erreicht)
  • Bittet um RR (Rückruf)
  • WV = Wiedervorlage
  • AP = Ansprechpartner
  • GF = Geschäftsführer
  • KI = Kein Interesse
  1. Das Abspeichern mehrerer Email-Entwürfe. So brauchen Sie nur noch auf „Weiterleiten“ klicken und auch PDF-Anhänge müssen nicht ständig neu beigefügt werden:
  • Ein Entwurf für eine Info-Mail, die ich nach dem ersten telefonischen Kontakt versende. Betreff: „Vorstellung Firma Müller“.
  • Ein Entwurf für das Erkundigen, ob der Ansprechpartner meine Email-Nachricht erhalten hat. Betreff: „Nachricht erhalten?“
  • Ein Entwurf für den Fall, dass ich einen Ansprechpartner telefonisch nicht erreichen kann und daher um Kontaktaufnahme seinerseits bitte. Betreff: „Bitte um Rückruf“.

 

Allerdings, trotz kompetenter und interessanter vorgearbeiteter Mail-Entwürfe,  kann die individuelle Gestaltung entscheidend über den weiteren Kontaktaufbau sein. Hier meine Anregungen:

  • Das Verändern der persönlichen Anrede: Bei der ersten Kontaktaufnahme die förmliche Variante: „Sehr geehrter Herr…“. Später: „Guten Tag, Herr…“ oder „Guten Morgen, Frau …“
  • Ich baue am Ende meiner Nachricht eine Frage ein. Situationsbeispiel: Ein Ansprechpartner und ich haben in den vergangen Tagen vergeblich aneinander „vorbeitelefoniert“, daher biete ich nun an, einen Telefontermin via Email abzustimmen. Meine Frage am Ende meiner Nachricht: „Was halten Sie von meinem Vorschlag?“
  • Ziemlich am Ende meiner Nachricht spreche ich die Kontaktperson noch einmal mit Namen an „Frau Müller, ich wünsche Ihnen und Ihrem Team noch eine erfolgreiche Restwoche und verbleibe…“
  • Auch verändere ich stets die Formulierung der Grüße: „Mit freundlichen Grüßen“, „…verbleibe mit den besten Grüßen nach XXX“, „Mit sonnigen Grüßen aus XXX“, „Herzliche Grüße zum Wochenende...“ oder „Ich wünsche Ihnen noch einen angenehmen Nachmittag und verbleibe mit freundlichen Grüßen.“

Solche kleine Veränderungen, signalisieren Ihrer Kontaktperson von Beginn an, dass Sie trotz des alltäglichen Tagesgeschäftes und Termindrucks Wert auf eine persönliche und respektvolle Zusammenarbeit legen. Wörter wie „Unverbindlichkeit“ und „Unpersönlich“ verlieren automatisch an Bedeutung. Dafür wächst das Vertrauen in Ihr Unternehmen und auch in Ihre Person. Ein guten Service zu erhalten, wenn ich mich für einen neuen Anbieter entscheide, gewinnt wieder immer mehr an Bedeutung!

„Qualität bleibt - lange nachdem der Preis vergessen ist!“. Dieses Zitat stammt von Gottlieb Daimler. Ich sehe es genauso. Und Sie?

 

Das war der letzte Teil der dreiteiligen Beitragsreihe von Isabel Stühler. Teil 1 und Teil 2 können über die folgenden Links eingesehen werden:

Teil 1: www.vertriebsmanager.de/ressort/4-tipps-fuer-die-kaltakquise-899358072

Teil 2: http://www.vertriebsmanager.de/ressort/so-klappt-der-zweite-anruf-bei-der-kaltakquise-556098169

Über die Autorin:

„(Kalt)-Akquise - so spannend wie ein Krimi!“

Das sagt Isabel Stühler. Nachdem sie viele Jahre in Festanstellung im Vertrieb für einige Unternehmen gearbeitet hatte, gründete Frau Stühler im Mai 2015 ihr Einzelunternehmen Pro. eta. & Workshops. Unter anderem baut sie jetzt parallel für mehrere Start-Up-Unternehmen den Vertrieb auf - und das ausschließlich durch telefonische Kaltakquise. Des Weiteren bietet Frau Stühler Workshops für den Vertrieb an. Dabei verzichtet sie auf Powerpoint-Präsentationen und Telefonleitfäden. Der Fokus liegt auf dem gemeinsamen Herausarbeiten sämtlicher Unternehmensvorteile.

Von Isabel Stühler

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